Pentingnya Penilaian Risiko dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Jika kemarin kita belajar bahwa salah satu bentuk mitigasi risiko dalam mengantisipasi keterlambatan pekerjaan adalah dengan melaksanakan lelang dini, maka saat ini kita perlu belajar tentang apa risiko itu sendiri dan mengapa penilaian risiko itu penting.

Apa itu risiko?

Risiko adalah semua ketidakpastian yang berdampak pada pencapaian tujuan organisasi. Selalu ada ketidakpastian atas kejadian maupun hasil yang terjadi di masa datang. Kombinasi dari kemungkinan dan dampak dari suatu kejadian akan memberikan pengaruh, baik positif maupun negatif terhadap pencapaian tujuan organisasi (Modul Manajemen MCA-I, hal. 12).

Manajemen Risiko pada Kasus Nyata

Pada tanggal 17 Maret 2000, petir menghantam kabel listrik di wilayah Albuquerque, New Mexico. Sambaran tersebut menyebabkan lonjakan jaringan listrik di sekitarnya, yang mengakibatkan kebakaran di sebuah pabrik lokal yang dimiliki oleh Royal Philips Electronics, NV, dan merusak jutaan microchip

  • NOKIA Corp.

Perusahaan produsen ponsel asal Eropa Utara, Nokia Corp., pelanggan besar dari pabrik yang terbakar tersebut segera mengalihkan pemesanan chip ke pabrik Philips lain, serta rekanan lain di Jepang dan Amerika. Strategi multi-rekanan dan daya tanggap mereka berhasil membawa Nokia bertahan selama krisis

  • Telefon AB L.M. Ericsson

Sebaliknya, pelanggan ponsel lain dari pabrik Philips, menggunakan kebijakan single-sourcing. Akibatnya, ketika pabrik Philips ditutup setelah kebakaran, Ericsson tidak punya sumber lain dari microchip, yang mengganggu produksi mereka selama berbulan-bulan. Pada akhirnya, Ericsson kehilangan $ 400 juta sales. (Ericsson sejak kejadian itu telah menerapkan proses dan pendekatan baru untuk mencegah terjadinya hal seperti itu.)

*Modul Manajemen MCA-I, hal 13.

Mengapa Penilaian Risiko itu penting?

Belajar dari contoh kasus di atas, dua hasil yang berbeda dari kejadian (risiko) yang sama menunjukan pentingnya pengelolaan risiko, dalam hal ini risiko di dalam rantai pasok. Produsen ponsel Nokia berhasil mengelola risiko dengan baik karena menggunakan lebih dari satu supplier microchip dibanding pesaingnya, Ericsson yang hanya bergantung sepenuhnya pada satu supplier.

Dalam konteks administrasi pemerintahan sendiri, penilaian risiko telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, khususnya di Pasal 13 ayat (1) yang menyebutkan bahwa: “Pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan penilaian risiko”. Selanjutnya di ayat 2 disebutkan bahwa penilaian risiko tersebut terdiri dari identifikasi risiko dan analisis risiko.

Memprioritaskan Risiko dan Strategi Penanganannya

Dalam pengadaan barang/jasa, ada beberapa risiko yang seringkali muncul, di antaranya: gagal lelang, sanggah dan pengaduan, keterlambatan pekerjaan, pengenaan denda, risiko keselamatan kerja, force majeur (bencana alam), gangguan industri, gangguan keamanan, dan lain sebagainya.

Untuk melakukan pemetaan paket-paket prioritas, matriks risiko dibawah ini dapat membantu kita dalam melihat tingkat kemungkinan dan dampak risiko.

Matriks Risiko

Gambar Matriks Penentuan Tingkat Risiko (Modul Manajemen MCA-I, hal. 35)

Berdasarkan matriks prioritas risiko di atas, kita dapat mengidentifikasi risiko-risiko apa saja yang sering kita temukan, kemudian kita dapat menempatkannya sesuai dengan tingkat kemungkinan dan dampak terjadinya, apakah risikonya berada pada domain hijau yang dapat diterima, domain kuning yang perlu dikaji tepat waktu atau yang berada di domain merah yang harus mendapatkan tindakan/kontrol langsung.

Selain itu, pemilik risiko dan para pengelola risiko juga dapat membuat daftar kamus risiko yang dibuat dalam bentuk matriks berdasarkan peringkat risiko,  melakukan upaya menarik (menurunkan) risiko-risiko pada domain merah dan kuning menjadi risiko residual pada domain hijau dan juga memikirkan strategi penanganan risiko seperti apa yang paling feasible (layak).

Strategi Penanganan Risiko sendiri umumnya dikenal sebagai Aturan 4 M:

  1. Menerima: jika paparan risiko yang diterima dapat ditoleransi, kontrol/intervensi terhadap risiko sangat sulit (jika tidak ingin dikatakan mustahil), dan biaya kontrol melebihi keuntungan potensial.
  2.  Mitigasi: jika paparan risiko dapat disesuaikan (adjust), dikurangi (untuk risiko negatif) atau sebaliknya jika risikonya positif maka dapat ditingkatkan.
  3. Memindahkan: berbagi risiko dengan melibatkan para pemangku kepentingan. Atau dapat juga diartikan sebagai pengalihan risiko baik seluruh atau sebagian risiko kepada pihak kedua, ketiga dan/atau pihak lain.
  4. Menghindari: menghindari atau membatalkan aktivitas dimana dampak risiko yang ditimbulkan akan sangat berbahaya dan mengancam kelangsungan organisasi.

Salah satu contoh menerima risiko menurut saya adalah pada saat terjadinya perubahan regulasi seperti terbitnya aturan baru atau kebijakan Pemerintah. Perubahan regulasi dan kebijakan merupakan hal yang tak terhindarkan, yang tidak dapat ditolak oleh pengelola pengadaan maupun penyedia yang terlibat. Contoh: pemangkasan anggaran oleh Pemerintah maupun Pemerintah Daerah, migrasi dari lelang manual ke lelang elektronik karena perubahan regulasi, dan lain sebagainya.

Contoh mitigasi risiko, di antaranya adalah kaji ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP); pelaksanaan lelang dini untuk paket-paket pekerjaan yang perencanaan dan pekerjaan fisiknya membutuhkan waktu lama dan pelaksanaan kontraknya di tahun tunggal, pekerjaan kompleks, dan pekerjaan yang kebutuhannya harus terpenuhi di awal tahun anggaran; dan pendokumentasian semua berita acara dokumen pengadaan sebagai jejak audit (audit trail) para pelaku pengadaan, serta mitigasi risiko pada saat pre-construction meeting (PCM) atau kick off meeting (rapat awal persiapan pelaksanaan pekerjaan).

Contoh memindahkan risiko, misalnya: percepatan penandatangan kontrak sehingga risiko keterlambatan dialihkan kepada pihak penyedia, pengalihan risiko aset bergerak dan tidak bergerak pemerintah kepada pihak kedua melalui pengadaan jasa asuransi, pengalihan risiko kepada notaris dalam memeriksa dan melegalisir sejumlah dokumen penyedia untuk keperluan pembuktian kualfikasi, pelibatan para stakeholders, APIP dan APH dalam pemantauan dan pelaksanaan kontrak, dan lain sebagainya. Kaji ulang pun selain sebagai salah satu sarana mitigasi risiko, juga dapat dilihat sebagai upaya berbagi risiko di antara Organisasi Pengadaan.

Sedangkan contoh menghindari risiko, misalnya: melakukan pemutusan/penghentian kontrak jika menurut kajian PPK bersama tim teknis, Penyedia tidak sanggup menyelesaikan pekerjaannya sampai dengan batas waktu penyelesaian pekerjaan (wanprestasi) dan deviasi progres fisik sangat besar;  memutuskan gagal lelang jika sanggahan yang diajukan peserta lelang terbukti benar atau adanya indikasi terjadinya persaingan tidak sehat (Pasal 83), dan bahkan pada level yang paling ekstrim Pengelola Pengadaan dapat menarik diri (mengundurkan diri) jika terdapat indikasi Korupsi, Kolusi dan Nepotisme sejak dari perencanaan.

Lelang Dini dan Justifikasinya

Dalam sebuah grup Whatsapp Forum Pengadaan Provinsi NTT, seorang rekan PPK bertanya tentang lelang dini (lelang mendahului penetapan anggaran) dimana PPKnya belum diketahui atau belum ditetapkan untuk tahun anggaran yang akan datang.

Pertanyaan seperti ini seringkali muncul. Ada juga sejumlah pertanyaan seperti apa dasar hukumnya pelaksanaan lelang dini. Bahkan, saya ingat lelang dini yang dilakukan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta di tahun 2016 pernah dipolemikan.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, sebagai Pelaku Pengadaan  (jika tidak ingin disebut Ahli Pengadaan), sepenuhnya bersandar pada justifikasi, baik aturan-aturan tertulis maupun justifikasi lainnya.

Bagi saya, seorang Ahli adalah orang yang mampu mendefinisikan dengan baik konsep-konsep abstrak dan istilah-istilah teknis dalam bidang yang ditekuninya agar menjadi lebih mudah dimengerti, termasuk kepada orang-orang yang menggeluti bidang lainnya dan mampu memberikan justifikasi yang kuat dan meyakinkan terhadap keputusan-keputusan yang diambilnya.

Tentang lelang dini, beberapa justifikasi yang dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan, di antaranya: justifikasi aturan, justifikasi keilmuan dan justifikasi praktikal (best practice). 

Pertama, justifikasi aturan dimana berdasarkan Perpres 4/2015 Pasal 73 ayat 2 disebutkan bahwa: “untuk pengadaan barang/jasa tertentu, Kelompok Kerja ULP dapat mengumumkan pelaksanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara luas kepada masyarakat sebelum RUP diumumkan”.

Sedangkan Penjelasan terkait ayat tersebut menjelaskan bahwa: “dalam hal pemilihan Penyedia Barang/Jasa dilakukan mendahului penetapan DIPA/DPA, isi pengumuman pemilihan Penyedia Barang/Jasa harus memuat kondisi bahwa: “a) DIPA/DPA belum ditetapkan; dan b) apabila proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dibatalkan karena DIPA/DPA yang ditetapkan atau alokasi anggaran dalam DIPA/DPA yang ditetapkan kurang dari nilai pengadaan yang diadakan kepada Penyedia Barang/Jasa tidak diberikan ganti rugi.

Pengadaan barang/jasa tertentu yang proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat diumumkan sebelum RUP diumumkan antara lain: a) pengadaan barang/Jasa yang membutuhkan waktu perencanaan dan persiapan pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa yang lama; b) Pekerjaan kompleks; dan/atau c) Pekerjaan rutin yang harus dipenuhi di awal tahun anggaran dan tidak boleh berhenti”.

Sesuai dengan justifikasi aturan di atas, lelang dini untuk percepatan dapat dilaksanakan untuk pengadaan barang/Jasa yang membutuhkan waktu perencanaan dan persiapan pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa yang lama, Pekerjaan kompleks  dan/atau Pekerjaan rutin yang harus dipenuhi di awal tahun anggaran dan tidak boleh berhenti.

Nah, bagaimana dengan PPK belum diketahui atau belum ditetapkan?

Untuk menjawabnya kita dapat merujuk pada pada Perpres 70/2012 pasal 7 Poin 2a, disebutkan bahwa: “Pengangkatan dan pemberhentian Pejabat sebagaimana disebut pada ayat (1) dan ayat (2) tidak terikat tahun anggaran”. Pejabat sebagaimana dimaksud disini adalah PA/KPA, PPK, ULP/Pejabat Pengadaan, dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.

Sesuai dengan aturan tersebut, sangat jelas bahwa pengangkatan dan pemberhentian PPK tidak terikat tahun anggaran, maka PPK dapat memproses persiapan pengadaan barang/jasa, setidaknya untuk dikaji ulang bersama Tim Teknis di OPD ataupun dikaji ulang bersama Pokja ULP. Dengan demikian, jika kemudian PPK lama diganti oleh PPK yang baru di tahun berikutnya, maka PPK yang lama setidaknya telah melakukan transisi persiapan pengadaan dengan baik sehingga kinerja OPD secara keseluruhan tidak terhambat hanya karena permasalahan pergantian PPK.

Kedua, justifikasi keilmuan dalam hal ini ilmu manajemen risiko dan manajemen proyek/program. Dalam manajemen risiko dan manajemen proyek, pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama dan sifatnya kompleks, adalah pekerjaan-pekerjaan yang harus diprioritaskan. Dalam konsep pareto pada pengadaan barang/jasa dikenal dengan perbandingan 80:20 dan sebaliknya 20:80. Artinya, 80% belanja untuk paket-paket kecil itu hanya bernilai 20% dari total anggaran belanja, sedangkan 20% belanja untuk paket-paket besar dan kompleks itu menghabiskan 80% anggaran belanja.

Karena itu, dengan melakukan pemetaan terhadap paket-paket prioritas dan penilaian risiko pekerjaan-pekerjaan bernilai besar dan kompleks (tingkat kemungkinan terjadinya dan dampak risikonya tinggi) dan berkaca dari pengalaman empiris (data pengadaan dan kontrak) di tahun-tahun sebelumnya, dimana banyak proyek-proyek sejenis yang mengalami gagal lelang, keterlambatan pelaksanaan pekerjaan, keterlambatan karena kelangkaan material, pengenaan denda, dan lain sebagainya, maka dapat dilakukan mitigasi (pengurangan) risiko, salah satunya bentuk mitigasinya adalah dengan melakukan lelang dini.

Percepatan proses lelang juga dapat dimengerti sebagai upaya pengalihan risiko pekerjaan kepada Pihak Kedua (Penyedia). Jika persiapan dan proses lelang untuk pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan waktu lama dan kompleks oleh OPD dan ULP terlambat, maka risiko keterlambatan pekerjaan itu berada pada OPD dan ULP itu sendiri, kecuali jika pekerjaan tersebut sudah dialihkan kepada Penyedia dibawah pengendalian PPK.

Ketiga, justifikasi best practice. Artinya, praktik-praktik pengadaan terbaik di K/L/D/I maupun pengadaan di dunia internasional dapat dijadikan lesson learned (pelajaran yang dapat dipelajari) bersama.

Selama ini salah satu K/L/D/I yang melakukan lelang dini adalah Kementerian PUPR. Pengalaman di tempat kami sendiri, Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang biasanya yang sering melakukan lelang dini, karena itu Satuan Kerja dan Organisasi Perangkat Daerah lainnya dapat belajar dari Kementerian PUPR atau Dinas PU di daerah masing-masing terkait pelaksanaan lelang dini, baik prosedur, tahapan dan maupun proses pelaksanaannya. Untuk dana DIPA (APBN), Pemerintah saat ini juga mendorong pelaksanaan lelang dini TA. 2018 yang sudah dapat dimulai pada Bulan November sebagaimana dapat dilihat pada link berita berikut.

Dengan demikian, lelang dini dapat segera dilakukan oleh ULP pada K/L/D/I. Namun hal-hal yang perlu diingat adalah bahwa Isi Pengumuman dan jika perlu dalam Dokumen Pengadaan dimasukan klausul-klausul yang menyatakan bahwa: a) DIPA/DPA belum ditetapkan; dan b) apabila proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dibatalkan karena DIPA/DPA yang ditetapkan atau alokasi anggaran dalam DIPA/DPA yang ditetapkan kurang dari nilai pengadaan yang diadakan kepada Penyedia Barang/Jasa tidak diberikan ganti rugi.

Selain itu, Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaannya dapat segera dikaji ulang bersama Pokja ULP, dan masa laku penawaran dapat diperpanjang atau disesuaikan sampai dengan tanggal penetapan DIPA/DPA dan penandatangan kontrak.

Proses Lelang seperti Pengumuman Lelang, Evaluasi, dan Pengumuman Pemenang oleh Pokja ULP dapat dilakukan, kecuali untuk Penerbitan SPPBJ dan Penandatangan kontrak oleh PPK sebaiknya menunggu sampai dengan DIPA/DPA ditetapkan.

Perbedaan Spesifikasi Teknis, Kinerja dan Fungsional

Penetapan Spesifikasi Teknis menjadi salah satu tugas pokok dan kewenangan PPK yang diberikan oleh Perpres 54/2010 pasal 11 ayat 1.

Dalam banyak kesempatan melakukan kaji ulang bersama PPK, ada sejumlah PPK yang telah memasukan spesifikasi kinerja dan fungsional, meskipun spesifikasi kinerja dan fungsional tersebut kadang tidak diurai secara terpisah atau diklasifikasikan secara jelas dan tegas (seperti dalam bentuk matriks, misalnya) dalam dokumen Pengadaan, tetapi setidaknya Spesfikasi yang disampaikan telah memasukan unsur teknis, fungsional dan kinerja.

Namun, ada juga sejumlah PPK yang hanya berfokus pada spesifikasi teknis saja, atau lebih parah lagi hanya memasukan spesifikasi yang sangat umum yang jika tidak dikaji ulang dengan baik akan menghasilkan barang/jasa yang tidak berkualitas/ tidak memiliki kinerja terukur atau sebaliknya terlalu rigid sehingga mengarah pada satu produk/merk tertentu yang dilarang dalam Perpres 54/2010 dan aturan turunannya (Perka 14/2014 tentang Juknis Perpres 70/2012).

Sebelum lebih jauh menjelaskan perbedaan ketiganya, ada baiknya kita mengetahui apa yang dimaksud dengan spesifikasi.

Spesifikasi adalah persyaratan tertulis yang mendefinisikan kebutuhan pengadaan (Hal 144, Modul 3 MCA-I). Spesifikasi perlu memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

  • harus dibuat berdasarkan karakteristik yang relevan dan/atau persyaratan kinerja;
  • Hindari penggunaan nama merek, nomor katalog, atau hal serupa;
  • Spesifikasi teknis harus jelas dan tidak hanya mencakup persyaratan fungsional dan spesifikasi teknis, tetapi juga mencakup persyaratan yang berdampak pada proyek;
  • Spesifikasi atau perincian fisik atau fungsional barang berwujud harus mencakup semua ketentuan dan kriteria yang relevan;
  • Harus bersifat generik agar dapat membuka kompetisi yang seluas mungkin

Sedangkan perbedaan antara spesifikasi teknis, kinerja dan fungsional adalah sebagai berikut:

perbedaan spesifikasi

Untuk lebih memudahkan kita memahami perbedaan spesifikasi teknis, fungsi dan kinerja, saya coba memberikan salah satu contoh spesifikasi pada mesin fotocopy.

Untuk menyusun spesifikasi teknis maka deskripsi spesifikasinya lebih berfokus pada aspek teknis seperti: dimensi fisik (panjang, lebar, tinggi), materialnya mesinnya, jenis  dan ukuran kertas fotocopy, dan lain sebagainya.

Untuk memasukan spesifikasi fungsi maka deskripsi spesifikasi lebih berfokus pada fungsi mesin fotocopy seperti: dapat melakukan tugas multi-fungsi seperti copying (menggandakan) printing (mencetak),  scanning (memindai) dan mailing (mengirim surat email), dan lain-lain.

Sedangkan untuk memasukan spesifikasi kinerja maka deskripsi spesifikasi lebih berfokus pada kinerja yang terukur seperti: kecepatan fotocopy yaitu mampu melakukan penggandaan minimal 20 kertas per menit, atau mampu menggandakan kertas minimal 50.000 halaman per bulannya, dan lain sebagainya. 

Untuk dua jenis spesifikasi yang terakhir, dibutuhkan uji fungsi atau uji mutu untuk mengukur sejauh mana fungsi dan kinerja/kualitas barang tersebut oleh Lembaga Pemerintah/Swasta yang berwenang. Dengan menetapkan spesifikasi kinerja dan fungsi, Vendor nakal yang menawarkan barang-barang KW (beberapa Penyedia bahkan katanya memiliki daftar barang KW 1 – KW 10), tapi menawar dengan harga pada Kualitas Prima/Original akan mundur dengan sendirinya.

Diskusi terkait Nota Pesanan/Bukti Pembelian vs SPK

Pagi ini saya didatangi seorang rekan, Pejabat Pengadaan pada suatu Dinas, yang ingin berdiskusi terkait tanda bukti perjanjian:

Rekan: “pak, saya sedang mengerjakan paket jasa konsultansi pada perubahan APBD. apakah paket perencanaan dan pengawasan yang nilai masing-masingnya 20 juta dan 12 juta cukup menggunakan nota pesanan saja?”

Saya: “setahu saya di Perpres itu Surat Pesanan (bukan nota pesanan) dimana Surat Pesanan tersebut digunakan untuk e-purchasing via e-catalog”.

Rekan: “maksud saya nota pesanan itu sama dengan bukti pembelian”

Saya: “menurut saya, kalau saya tidak salah, untuk bukti pembelian (atau nota pesanan dalam pemahaman bapak), kuitansi dan SPK di Perpres 54/2010 tidak secara eksplisit disebutkan berapa nilai batas bawahnya, tetapi hanya menyebutkan nilai batas atas saja, kecuali untuk Surat Perjanjian yang justru menggunakan nilai batas bawah. Karena itu, untuk pekerjaan jasa konsultansi yang membutuhkan olah pikir (brainware) dan karena sifat pekerjaannya itu perlu memasukkan klausul-klausul terkait pemenuhan hak dan kewajiban para pihak, digunakan Surat Perintah Kerja.”

Rekan: “Oh, begitu ya pak”.

Saya: “Tapi untuk lebih jelasnya, mari kita sama-sama membuka Perpres 54/2010 dan perubahannya.” demikian pinta saya.

Saya pun kemudian googling buku konsolidasi perpres, dan membuka pasal 55 dan membacanya di hadapan rekan tersebut.

Paragraf Ketujuh – Tanda Bukti Perjanjian
Pasal 55

(1) Tanda bukti perjanjian terdiri atas:
a. bukti pembelian;
b. kuitansi;
c. Surat Perintah Kerja (SPK); dan
d. surat perjanjian.
e. surat pesanan

(2) Bukti pembelian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, digunakan untuk
Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,00 (sepuluh juta
rupiah).

(3) Kuitansi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

(4) SPK sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, digunakan untuk Pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

(5) Surat Perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d, digunakan untuk
Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas
Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai
diatas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

Berdasarkan bunyi Perpres di atas, jika kita melihat kata/frasa yang dibold, maka meskipun untuk pekerjaan jasa konsultansi yang nilainya di bawah 50 juta, tidak berarti pekerjaan tersebut menggunakan tanda bukti perjanjian berupa Bukti Pembelian atau Kuitansi sebagaimana anggapan umum selama ini. Bukti Pembelian dan Kuitansi digunakan hanya untuk pengadaan Barang/Jasa, tidak berlaku untuk kategori pengadaan jasa Konsultansi yang hanya mengenal Surat Perintah Kerja (untuk nilai sampai dengan 50 juta) dan Surat Perjanjian (untuk nilai di atas 50 juta).

Oleh karena itu, untuk pekerjaan yang karena sifatnya dituntut olah pikir dan pemenuhan hak-hak dan kewajiban para pihak, termasuk sanksi jika tidak menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, denda, dan lain sebagainya, maka digunakan Surat Perintah Kerja (SPK) kecuali untuk pekerjaan jasa konsultansi di atas 50 juta yang menggunakan Surat Perjanjian.

Pada ayat 4 sudah sangat jelas disebutkan bahwa SPK dapat digunakan untuk pekerjaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya sampai dengan 200.000.000,- sedangkan jasa konsultansi sampai dengan 50.000.000,-. Kata/frasa sampai dengan disini adalah batas atasnya, sedangkan batas bawahnya tidak disebutkan, jadi untuk jasa perencanaan atau pengawasan baik perorangan ataupun badan usaha (yang meskipun nilainya kecil) dibawah 10 juta atau 20 juta, misalnya, menggunakan Surat Perintah Kerja.

*Update: dari postingan saya di media sosial, ada seorang teman menanyakan bagaimana dengan belanja barang untuk beberapa item dengan nilai 3,5 juta, 5 juta dan 6 juta, apakah dapat menggunakan nota pembelian atau kuitansi saja?

Jawab Saya: Cukup menggunakan bukti pembelian (bisa berupa invoice, atau nota pesanan atau faktur pembelian atau struk belanja atau apapun namanya yang merujuk pada bukti pembelian sebagaimana dimaksud dalam Perpres untuk belanja sampai dengan 10 juta). Namun, jika Pihak Toko tidak mempunyai bukti pembelian berupa invoice atau nota atau faktur atau struk belanja, tidak jadi masalah jika Pihak Toko atau Pejabat Pengadaan menggunakan kuitansi karena pembelian barang/jasa dengan kuitansi sendiri digunakan untuk pembelian barang/jasa sampai dengan 50 juta rupiah.

*Update: pada Perpres 16/2018 pasal 28 disebutkan bentuk kontrak (di perpres sebelumnya disebut sebagai tanda bukti perjanjian) terdiri dari: bukti pembelian/pembayaran, kuitansi, SPK, Surat Perjanjian dan Surat Pesanan. Untuk jasa Konsultansi, diubah dari sebelumnya nilainya sampai dengan Rp 50 juta menjadi sampai dengan nilai Rp 100 juta menggunakan Surat Perintah Kerja, sedangkan di atas 100 juta menggunakan Surat Perjanjian.

Lelang Konsolidasi: Keberpihakan dan Manfaatnya

Akhir-akhir ini, lelang konsolidasi hangat diperbincangkan. LKPP selaku lembaga pembuat kebijakan dan pembinaan pengadaan nasional sepertinya mendorong K/L/D/I untuk melakukan lelang konsolidasi. (Artikel terbaru terkait konsolidasi dapat dilihat pada link berikut).

Dalam tulisan ini saya akan membahas konsolidasi dari sisi teori dan best practice yang saya dengar dan ikuti dalam sejumlah kesempatan pelatihan atau seminar, bukan berdasarkan pengalaman sendiri karena saya belum pernah terlibat langsung melakukan lelang konsolidasi.

Konsolidasi paket pekerjaan atau konsolidasi penyedia merupakan suatu metode yang sudah matang di dunia supply chain atau purchasing management yang ditujukan untuk meningkatkan skala keenomian pengadaan dan menurunkan biaya produksi (Nandang Sutisna).

Sejumlah Kementerian dan instansi pemerintah lainnya telah melakukan lelang konsolidasi secara terbatas. Pada level Pemerintah Daerah, salah satu daerah yang melakukan lelang konsolidasi secara masif adalah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

Tulisan ini mengambil posisi mendukung lelang konsolidasi karena beberapa justifikasi, di antaranya efisiensi anggaran dan waktu karena memangkas rantai distribusi/rantai pasok sekaligus mendapatkan Vendor yang berkualitas.

Lelang konsolidasi: Keberpihakan kepada siapa?

Dalam pengambilan keputusan kita sering dihadapkan pada trade-off, situasi dimana kita harus membuat keputusan untuk memilih salah satu pilihan di antara pilihan lainnya. Kebijakan lelang konsolidasi pun tidak lepas dari trade-off. Bagi mereka yang menentang, lelang konsolidasi dianggap tidak berpihak pada usaha kecil dan menengah karena strategi penyatuan sejumlah paket kecil menjadi paket besar memberikan kesempatan yang luas kepada Vendor non-Kecil ketimbang Vendor Kecil, sebaliknya bagi mereka yang mendukung, lelang konsolidasi jika dilihat menggunakan perspektif utilitarian memberikan lebih banyak manfaat kepada sebanyak-banyaknya orang (the greatest good for the greatest number). Dalam hal ini lelang konsolidasi berpihak pada lebih banyak orang, baik itu pemerintah dan warga masyarakat selaku konsumen akhir maupun kepada Vendor yang qualified.

Pertama, lelang konsolidasi memihak konsumen, dalam hal ini masyarakat selaku pembayar pajak karena lelang konsolidasi memangkas atau memperpendek rantai pasok dan distribusi sehingga menarik minat pabrikan, distributor dan atau grosir/agen untuk ikut menawar barang/jasanya dengan kualitas terbaik tetapi memberikan harga yang lebih murah dibandingkan dengan paket-paket lelang kecil yang terpisah-pisah satu sama lainnya. Dengan begitu, uang pajak masyarakat digunakan seefisien mungkin.

Kedua, lelang konsolidasi memihak kepada Vendor yang berkualitas karena strategi konsolidasi di antaranya (namun tidak terbatas pada) menarik paket-paket kecil yang sifatnya habis pakai pada Kuadran Routine menjadi paket bernilai besar pada Kuadran Leverage atau mengkonsolidasikan juga paket-paket pengadaan barang lainnya yang karena nilainya ada di Kuadran Leverage, atau menarik paket bernilai kecil tapi berisiko besar pada Kuadran Bottleneck menjadi paket bernilai besar dan berisiko besar pada Kuadran Critical, maka persyaratan kualifikasi Penyedia dapat dinaikkan sehingga mencegah Vendor yang tidak qualified untuk memasukkan penawaran.

Untuk mengantisipasi kekhawatiran sebagian orang bahwa lelang konsolidasi mengabaikan keterlibatan usaha kecil, maka sejumlah strategi yang dapat dilakukan antara lain:

  1. Membuat paket konsolidasi pengadaan bernilai sampai dengan 2,5 milyar untuk usaha kecil
  2. Untuk pagu dengan nilai di atas 2,5 milyar, maka dapat dilakukan dengan mekanisme Kerjasama Operasi (KSO);
  3. Untuk pagu di atas 25 milyar wajib melaksanakan sub kontrak kepada Usaha Kecil.

Selain itu, Supply Positioning Model di bawah ini dapat membantu dalam memahami strategi konsolidasi dengan baik.

Supply+Positioning+Model

Dengan menaikan nilai pengadaan dan persyaratan kualifikasi, maka Vendor baik kecil dan non kecil yang berkualitas akan tertarik untuk memasukan penawaran sekaligus mencegah Vendor yang tidak qualified.

Manfaat Lelang Konsolidasi

Selama ini terjadi salah kaprah bahwa strategi konsolidasi melulu soal penggabungan/penyatuan paket, padahal konsolidasi dapat menggabungkan sejumlah paket kemudian memecah-mecahkannya sesuai jenis item barang/jasa, tujuan dan marketnya.

Pada level yang lebih strategis, konsolidasi dapat dikombinasikan dengan sejumlah inovasi lelang atau kontrak lainnya seperti kontrak payung (framework contract) yang salah satu bentuknya adalah e-purchasing via e-catalog, lelang itemised (itemised procurement) dan supplied by owner.

Menurut informasi yang saya dapatkan dari Bapak Setya Budi Arijanta, Direktur Penyelesaian Sanggah LKKP, ketika menjadi salah satu narasumber pada pelatihan Kontrak di LKPP,  lelang konsolidasi yang digabung dengan inovasi kontrak payung, itemised dan supplied by owner di DKI Jakarta berhasil melakukan penghematan belanja publik yang sangat besar selain efisiensi waktu karena Pokja tidak perlu terkena dampak “tsunami paket”, istilah yang digunakan oleh beliau untuk menggambarkan betapa tidak proporsionalnya rasio jumlah paket per anggota pokja yang membuat Pokja tidak optimal dalam mengevaluasi penawaran sehingga pada akhirnya justru menjerat Pokja kedalam masalah hukum. Untuk diketahui, paket pengadaan di DKI sebelum dilakukan konsolidasi berjumlah belasan ribu paket.

Penghematan yang besar ini dapat dimengerti karena dengan menggunakan strategi di atas, kita kemudian dapat menakar sendiri ketidak efisienan belanja publik yang dilakukan di masa lalu. Misalnya, untuk belanja-belanja kecil saja seperti penggaris dan staples diadakan setiap kali kegiatan, padahal penggaris dan staples itu sendiri masih bisa digunakan, kecuali isi staples atau kertas misalnya yang sifatnya “benar-benar” habis pakai.

Untuk lebih efektif, konsolidasi pada belanja ATK, alat kebersihan, obat-obatan dan sejumlah alat kesehatan dapat dikombinasikan dengan lelang itemised atau dapat juga dilakukan secara e-purchasing melalui e-catalog.

Pada praktiknya lelang konsolidasi tidak hanya diterapkan pada belanja barang tetapi juga pada pekerjaan konstruksi, seperti pembangunan sekolah di Provinsi DKI Jakarta. Dari informasi yang saya dapatkan ketika mengikuti presentasi dari mantan Kepala Badan Pengadaan Provinsi DKI Jakarta (Blesmiyanda), konsolidasi paket di DKI bertujuan untuk mencegah praktik-praktik “jual beli paket”, “jual beli tenaga ahli” dan “pinjam bendera” yang sering terjadi di pengadaan.

Dalam salah satu wawancaranya dengan Berita Satu, Pak Blesmiyanda  mengatakan bahwa penerapan lelang konsolidasi, bukan untuk mematikan perusahaan kecil yang bergerak dibidang spesialis seperti AC, listrik dan spesialis lainnya. Penggabungan proyek kecil dan sama menjadi satu paket itu supaya lebih efektif dan efisien saja.

“Kalau selama yang terjadi, usaha kecil itu generalis, padahal usaha kecil itu spesialis, seperti spesialis AC, listrik. Nah karena generalis, sehingga yang ikut lelang bukan pemain yang sebenarnya, tapi makelar. Yang ributkan itu (makelar) sekarang. Kalau dia betul-betul mau ikut, ya ikut saja, kalau menang bisa di-KSO kan nanti. Jadi bukan berarti kita mematikan usaha kecil,” (Blesmiyanda).

Dengan mengkonsolidasi paket lelang, kita sebenarnya me-leverage aset dan sumber daya negara untuk meningkatkan skala keekonomian pengadaan dengan efisiensi biaya administrasi dan produksi, efisiensi waktu sehingga membawa keuntungan yang besar bagi negara, yakni government surplus (istilah stipulatif yang saya gunakan dengan meminjam isitilah teknis consumer surplus dalam bidang ekonomi). Government surplus disini maksudnya adalah negara karena memiliki posisi tawar yang lebih baik dapat membeli barang/jasa yang tepat sumber, efisien dan efektif dibandingkan dengan harga pasar atau harga dimana pemerintah mampu membayarnya sehingga memberi keuntungan sebesar-besarnya bagi masyarakat banyak.

Jika melakukan lelang kecil-kecil secara terpisah-pisah, posisi tawar pembeli menjadi kurang menarik, maka lelang konsolidasi menaikan posisi tawar, membuat posisi pembeli menjadi lebih menarik. Jika lelang terpisah mendapatkan penyedia perantara yang belum tentu memiliki barang/jasa (makelar), maka dengan lelang konsolidasi akan mendapatkan penyedia yang benar-benar qualified. Jika dengan melakukan pengadaan langsung yang meskipun nilainya kecil tetapi tersebar di hampir seluruh Organisasi Perangkat Daerah menghabiskan honor yang sangat besar bagi Pejabat Pengadaan, PPK, termasuk biaya administrasi seperti materai, kertas dan lain sebagainya, maka dengan lelang konsolidasi biaya-biaya tersebut dapat dipangkas. Dengan lelang terpisah membuat ruang belanja publik menjadi sempit, maka dengan lelang konsolidasi ruang belanja publik menjadi lebih luas. Dengan demikian, lelang konsolidasi memberikan value for money yang besar dalam dunia pengadaan.

Tantangan Konsolidasi Paket Kedepan

Lelang konsolidasi akan sangat memberikan keuntungan yang besar jika dikolaborasikan dengan inovasi kontrak lainnya seperti kontrak payung dan supplied by owner. Penganggaran yang fleksibel perlu dipertimbangkan dalam mengakomodasi strategi pengadaan ini. Otomatisasi penganggaran seperti e-budgeting yang dilakukan sejumlah Pemerintah Daerah seperti Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dan Pemerintah Kota Surabaya akan sangat mendukung strategi konsolidasi paket karena harga satuan dasar barang/jasa lebih mudah dikontrol.

Pengembangan aplikasi pelaporan elektronik juga perlu dilakukan masing-masing K/L/D/I yang melakukan lelang konsolidasi sehingga dapat membandingkan secara langsung kondisi sebelum dan sesudah lelang konsolidasi dilakukan.

Terakhir, menurut saya lelang konsolidasi sebaiknya dilakukan pada tahapan perencanaan dan penyusunan RUP, bukan pada tahapan setelah anggaran selesai ditetapkan, baik itu di ranah penetapan RUP oleh PA/KPA, penyusunan RPP oleh PPK dan kaji ulang oleh Pokja, kecuali perubahan/pergeseran anggaran atau kegiatan dapat lebih fleksibel. Karena jika tidak fleksibel, maka bisa saja lelang konsolidasi dapat menghasilkan efisiensi yang besar tapi di sisi sebaliknya mengakibatkan hilangnya opportunity cost yang besar untuk belanja publik lainnya yang dapat langsung dimanfaatkan pada tahun anggaran berjalan.

Konsep RACI dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Jika sebelumnya kita meminjam model Johari Window dalam membuka problematisasi pengadaan barang/jasa, kali ini kita belajar bagaimana konsep RACI dapat digunakan dalam pengadaan barang/jasa.

RACI adalah konsep yang dikenal dalam ilmu manajemen yang secara sederhana mendeskripsikan dan menjelaskan pembagian peran dan tanggung jawab antar pihak baik didalam maupun antara organisasi yang satu dengan lainnya.

RACI terdiri dari:

Responsible: orang yang mendapat delegasi tugas dan bertanggung jawab menjalankan/menyelesaikan tugas.

AccountableOrang yang memiliki otoritas persetujuan dan yang dimintai pertanggung jawaban atas pekerjaan yang didelegasikannya kepada mereka yang responsible.

Consulted: Orang yang ahli dan pendapatnya didengar, komunikasi dapat terjadi dua arah

Informed: Orang yang perlu diinformasikan secara ter-update terkait tugas yang dijalankan, biasanya komunikasinya satu arah.

Setelah mengetahui apa itu RACI, pertanyaan selanjutnya yang muncul adalah bagaimana konsep RACI digunakan dalam dunia pengadaan?

Konsep RACI sendiri sebenarnya dapat diaplikasikan secara luas, tidak terbatas pada tahapan tertentu, tapi pada semua tahapan rantai pengadaan. Pada artikel ini, konsep RACI dibatasi pada penyusunan HPS dan spesifikasi teknis.

Selama ini jika ditanyakan siapakah yang menyusun HPS dan spesifikasi teknis? Kebanyakan orang akan menjabawa bahwa yang menyusun HPS dan spesifikasi teknis adalah PPK.

Mari kita melihat apa yang dikatakan Perpres 54/2010.

Pada Perpres 54/2010 pasal 11 ayat 1 disebutkan bahwa salah satu tugas PPK adalah menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: 1) spesifikasi teknis barang/jasa; 2) harga perkiraan sendiri; 3) rancangan kontrak.

Dengan demikian, tugas PPK adalah menetapkan HPS dan Spesifikasi teknis, bukan menyusun HPS dan Spesifikasi teknis. Frasa “menetapkan” yang umum dikenal dalam administrasi pemerintahan adalah penetapan dan/atau persetujuan tertulis yang dikeluarkan oleh Pejabat berwenang.

Dalam konteks RACI, PPK adalah pihak yang Accountable karena PPK lah yang menetapkan HPS. Lalu, siapakah pihak yang responsible? Pihak yang responsible atau pihak yang menyusun/membuat HPS dan spesifikasi teknis adalah mereka yang didelegasikan oleh PPK untuk melaksanakan tugas tersebut. Tugas itu dapat dijalankan oleh Staf PPK, namun jika karena alasan kekurangan SDM atau kekurangan anggaran, maka tugas menyusun spesifikasi dan HPS dapat dirangkap oleh PPK.

Jika merujuk pada ayat 2 pasal yang sama disebutkan bahwa “dalam hal diperlukan, PPK dapat menetapkan tim pendukung, tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis”. Dengan demikian, tim yang diangkat PPK tersebut adalah mereka yang Responsible dalam menjalankan tugas menyusun HPS dan spesifikasi teknis.

Sedangkan, Pokja pengadaan barang/jasa adalah mereka yang berperan sebagai Consulted karena Pokja adalah orang-orang yang ahli dan berpengalaman dalam melakukan pengkajian spesifikasi dan harga. Salah satu tugas pokja adalah melakukan kaji ulang terhadap Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang di antaranya memuat HPS dan spesifikasi teknis dan Pokja dapat mengusulkan kepada PPK usulan perubahan HPS dan spesifikasi teknis (Pasal 17 ayat 3).

Pihak yang di-Informed adalah atasan PPK, yaitu PA/KPA selaku Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, namun tidak terbatas pada mereka saja. Ketika Spesifikasi dan HPS diumumkan secara resmi di portal nasional, website instansi, papan pengumuman resmi, maupun surat kabar, maka kepala daerah, anggota DPRD maupun masyarakat luas dengan sendirinya merupakan pihak yang di-Informed.

*Update

Agar pembagian peran antara organisasi pengadaan dapat berjalan dengan efektif, pembagian tugas/peran tersebut dapat diformalkan kedalam Standard Operating Procedure (SOP). Contoh matriks RACI yang saya buat, dapat disesuaikan (di-customized) sesuai kondisi Organisasi Pengadaan masing-masing daerah.

Matriks RACI

Melihat Pengadaan Barang dan Jasa melalui Jendela Johari (Johari Window)

Bagi mereka yang menekuni ilmu psikologi atau ilmu komunikasi antar pribadi, tentu sudah tidak asing lagi dengan Teori Johari Window.

johari-window-11-638

Berikut adalah gambar Model Johari Window:

Dari gambar di atas, kita dapati bahwa ada 4 area dalam meningkatkan kesadaran diri dan saling memahami antar individu atau kelompok.

Ada banyak penggunan model Johari Window ini dalam hubungannya dengan pengembangan komunikasi antar pribadi dan psikologi, namun sebagai salah satu pelaku pengadaan, saya selaku Pokja Pengadaan tertarik menggunakan Johari Window dalam melihat hubungan antara para pemangku kepentingan dan pelanggan dalam konteks pengadaan barang/jasa.

Ada Empat Kuadran/Area, yaitu Open Area/ Area Terbuka, Blind Area/Area Buta, Hidden Area/Area tersembunyi dan Unknown Area (Area yang tidak diketahui).

Pertama, Area Terbuka/Open Area, maksudnya pada area ini kita dan orang lain memiliki informasi yang sama dan setara tentang siapa kita, misalnya nama panggilan kita dan karakter-karakter fisik lainnya yang dapat dilihat secara kasat mata.

Dalam konteks pengadaan barang/jasa, area terbuka ini jika dihubungkan dengan ciri umum suatu barang, maka kita dapat dengan mudah mengidentifikasinya. Misalnya barang yang mau diadakan itu adalah komputer atau laptop, maka kita dan orang lain dapat dengan mudah mengetahui ciri umum dan bentuk dari barang tersebut. Kita dan orang lain punya informasi yang relatif setara. Kita dan orang lain, misalnya, sama-sama tahu bahwa laptop memiliki dimensi yang lebih kecil dari komputer, laptop lebih mudah dibawa kemana-mana sedangkan komputer sulit dibawa kemana-mana. Pada kuadaran ini, informasi yang PA/KPA, PPK, Pokja, Penyedia bahkan masyarakat ketahui adalah sama/setara.

Kedua, Area Buta/Blind, dimana kita tidak tahu informasi tentang suatu barang/jasa, sedangkan orang lain yang tahu atau lebih tahu. Contoh, Pokja tidak memiliki pemahaman teknis yang memadai terkait spesififikasi teknis dan spesifikasi kinerja dari suatu barang/jasa, tetapi Tim Teknis dan PPK lebih tahu detail barang/jasa.

Untuk menghindari blind spot, Pokja Pengadaan Barang/Jasa mengundang PPK beserta tim teknis untuk melakukan kaji ulang rencana pelaksanaan pengadaan, yang diantaranya membahas secara detail terkait Spesifikasi Teknis dan Harga Perkiraan Sendiri. Jika Pokja memiliki Sumber Daya yang cukup, Pokja dapat melakukan survey/riset pasar pembanding sehingga Pokja tidak menerima begitu saja “taken for granted” atau menerima daftar spesifikasi berikut harga yang diberikan oleh PPK sebagai sesuatu yang sudah benar tanpa perlu diuji.

Dengan melakukan survey pasar pembanding, Pokja melakukan mitigasi risiko jika ternyata harga barang yang diusulkan PPK, misalnya, tidak wajar atau melebihi harga pasar, atau barang yang akan diadakan ternyata sudah discontinue, atau dengan harga barang yang diusulkan ternyata dapat untuk membeli barang dengan spesifikasi yang lebih tinggi dari spesifikasi yang diusulkan PPK, atau harga barang tersebut belum termasuk harga discount jika dibeli dalam jumlah banyak, dan informasi penting lainnya.

Merujuk pada informasi survey tersebut, Pokja kemudian dapat mengusulkan kepada PPK usulan perubahan HPS dan spesifikasi teknis sebagaimana diatur dalam Perpres 54/2010 pasal 17 ayat (3).

Selain itu, ULP/Pokja juga dapat mengedarkan survey kepada pelanggan internal (PA/KPA, PPK dan PPHP) dan pelanggan eksternal (Penyedia) untuk mendapatkan umpan balik berupa masukan dan saran dari pelanggan internal dan eksternal. Survey dikombinasikan antara pertanyaan tertutup dan pertanyaan terbuka sehingga kekurangan-kekurangan Pokja yang mungkin Pokja sendiri tidak tahu atau tidak sadar akan adanya blind spot itu pada akhirnya menjadi tahu dan sadar untuk kemudian dilakukan perbaikan.

Ketiga, area tersembunyi/hidden area, dimana orang di luar sana tidak mengetahui ciri fisik tertentu atau apa yang kita lakukan yang kita sembunyikan dari orang lain sehingga hanya kita sendiri yang tahu hal tersebut.

Dalam proses pengadaan, hidden area ini biasanya ada pada waktu evaluasi penawaran. Pokja yang tidak terbuka biasanya tidak menjelaskan secara detail syarat-syarat substansial penyedia digugurkan, misalnya atau melakukan “standar ganda” dalam melakukan evaluasi penawaran.

Untuk menghindari perilaku menyimpang Pokja tersebut, di ruang kaji ulang dari sisi PPK, PPK dapat bertanya kepada Pokja apa-apa saja syarat-syarat administrasi, teknis dan harga yang menggugurkan dan sebaliknya meluluskan Penyedia Barang/Jasa. Dari sisi Penyedia, Penyedia dapat menggunakan ruang pada waktu aanwizjing/penjelasan untuk menanyakan syarat-syarat substansial apa saja yang harus dipenuhi penyedia jika pokja menggunakan sistem gugur, atau jika pokja menggunakan sistem ambang batas atau nilai maka kriteria dan sub-sub kriteria apa saja yang memiliki bobot nilai paling tinggi. Dari sisi Pokja, Pokja dapat membuat sebuah check list/matriks (bukan narasi panjang) yang memuat syarat-syarat administrasi, teknis dan harga yang harus dipenuhi penyedia.

Hal ini mendorong Pokja untuk melakukan evaluasi secara adil dan transparan sehingga Penyedia yang gugur akan menerima hasil evaluasi sehingga pada akhirnya meminimalisir sanggahan dan pengaduan kepada Pokja sendiri.

Keempat, area yang tidak diketahui/unknown area, dimana baik kita sendiri maupun orang lain sama-sama tidak tahu apa yang akan terjadi. Area ini adalah area yang tidak diketahui secara pasti dan menjadi misteri bersama.

Dalam konteks pengadaan khususnya pada saat pemilihan penyedia, area ini bisa dikategorikan sebagai area yang tidak direncanakan maupun diprediksi sebelumnya oleh para pihak, seperti keadaan kahar yang mengakibatkan lelang gagal.

Keadaan kahar ini tidak terbatas pada bencana alam, gangguan industri, bencana sosial saja, tapi bisa saja terjadi akibat pemangkasan anggaran. Misalnya, Pokja telah melakukan pelelangan tetapi dalam perkembangannya anggaran dipangkas atau paket kegiatan tersebut diterminasi, sehingga terjadi gagal lelang. Atau Pokja melakukan pelelangan mendahului tahun anggaran, tetapi kemudian usulan anggaran tidak disetujui atau dipangkas.

Untuk yang terakhir, risiko gagal lelang tidak dapat dihindari dan harus diterima karena pemangkasan anggaran merupakan kebijakan Pemerintah.

Dokumen Penawaran Penyedia Tidak Dapat Dibuka/Didekripsi

Beberapa waktu yang lalu ketika akan melakukan evaluasi penawaran penyedia, saya mengalami masalah dimana salah satu dokumen Penyedia tidak dapat saya buka dengan aplikasi apendo karena dideteksi data corrupt atau rusak.

Saya pun mencoba mencari tahu apa sih penyebab dokumen lelang tidak bisa dibuka dan mendapat informasi pada tautan berikut dan apa yang harus dilakukan oleh Pokja ketika ada dokumen yang tidak dapat dibuka pada link berikut.

Belajar dari dua pengalaman tersebut, saya pun akhirnya berkonsultasi dengan teman-teman di LPSE. Menurut salah seorang teman trainer di LSPE, saya dapat mengajukan permohonan Form Pembuktian Uji Forensik kepada LPSE untuk untuk membuka dokumen penawaran tersebut. Namun teman saya meminta saya terlebih dahulu membicarakannya dengan Kepala LPSE.

Setelah saya berkonsultasi dengan Kepala LPSE, Ia menyarankan agar sebelum saya mengajukan permohonan uji forensi terhadap file penawaran tersebut, saya sebaiknya mencoba membuka file penawaran tersebut dengan browser lainnya. Karena pada waktu mendownload dokumen rhs penyedia tersebut saya menggunakan browser google chrome, maka saya diminta untuk mencoba mendownload dokumen rhs itu dengan browser lainnya seperti: internet explorer, mozila fire fox atau opera mini.

Jika setelah mendownload dokumen tersebut dengan browser sejenis lainnya dan masih tidak dapat dibuka dengan aplikasi Apendo, maka dapat mengajukan permintaan uji forensik ke LPSE dan sesuai dengan SOP yang ada LPSE akan mengundang Pokja dan Penyedia yang dokumennya corrupt atau rusak tersebut untuk melakukan pembukaan dokumen tersebut dengan disaksikan oleh kedua pihak.

Saya pun mengikuti saran dari Kepala LPSE tersebut. Untungnya setelah saya mencoba mendownload dokumen yang rusak tersebut dengan browser lainnya, dan kemudian melakukan proses deskripsi dengan aplikasi apendo, dokumen yang rusak tersebut dapat dibuka dan dibaca.

Akhirnya, saya tidak perlu mengajukan permintaan uji forensik kepada LPSE dan dapat langsung melakukan evaluasi penawaran. Karena itu, jika anda mendapati pengalaman seperti di atas, maka cobalah menggunakan browser sejenis lainnya sebelum meminta bantuan LPSE.

Bahaya Asimetri Informasi dalam Pengadaan Barang/Jasa

Salah satu aspek penting dalam pengadaan barang/jasa adalah akses terhadap informasi. Informasi terkait barang/jasa yang tidak memadai (asimetri informasi) seringkali dapat mengakibatkan permasalahan hukum. Banyak kasus korupsi yang dirilis oleh Lembaga Penegak Hukum terjadi di sektor Pengadaan.

Asimetri informasi adalah salah satu konsep dalam ilmu ekonomi, sederhananya dapat diartikan sebagai salah satu pihak dalam suatu transaksi memiliki informasi yang lebih lengkap dibandingkan pihak lainnya. Ketidaktahuan atau kurang lengkapnya informasi yang dimiliki dapat dieksploitasi oleh pihak-pihak tertentu yang memiliki informasi yang lengkap.

Kondisi asimetri informasi ini dalam pengadaan barang/jasa dapat terjadi pada waktu survey harga, dimana Penyedia mempunyai informasi yang lengkap dibandingkan PPK maupun pelaku pengadaan yang melakukan riset pasar. Seorang Penyedia yang baik akan memberikan informasi yang memadai, jika tidak mau dikatakan lengkap, terkait spesifikasi barang/jasa berikut keunggulan dan kelemahannya berikut harga barang dan biaya ikutannya, seperti biaya distribusi, biaya keuntungan dan biaya overhead yang included didalamnya.

Jika beruntung, PPK/Tim Teknis dapat menggali lebih jauh informasi terkait dari mana produsen barang/jasa tersebut, harga barang pada tingkat distributor dan harga pada tingkat pabrikan, beserta biaya discountnya. Kondisi ini tentu menguntungkan bagi PPK dalam membuat spesifikasi teknis dan Harga Perkiraan Sendiri.

Jika informasi yang diberikan tidak memadai, maka perlu dilakukan survey pembanding ke penyedia, distributor atau pabrikan lainnya.

Hal yang sama berlaku juga sebaliknya. Seringkali sejumlah pelaku pengadaan tidak memberikan informasi yang memadai terkait unsur-unsur, termasuk sub-sub unsur teknis yang dinilai. Hal ini tentu sangat merugikan penyedia. Jika menggunakan metode ambang batas atau nilai, maka unsur, sub unsur dan bobotnya juga perlu disampaikan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Tentang sistem gugur ambang batas dan sistem  nilai, POKJA perlu juga memperhatikan Perpres yang mengatur sejumlah kriteria yang harus terpenuhi sebelum menggunakan kedua sistem penilaian tersebut.

Dengan saling memberikan informasi yang memadai di antara kedua belah pihak, maka baik Penyedia dan Pelaku Pengadaan mendapat informasi yang setara sehingga dapat meminimalisir risiko-risiko hukum di kemudian hari.

 

Salah Kaprah Penggunaan Metode Evaluasi Sistem Gugur Ambang Batas

Beberapa waktu lalu, saya dan seorang teman, Pak Jans terlibat diskusi dengan Pak Ketut. Keduanya merupakan ahli pengadaan dan nama terakhir adalah salah satu trainer nasional pengadaan barang/jasa sekaligus Ketua IAP Provinsi Kalimantan Tengah.

Dalam diskusi tersebut, kami membahas tentang metode evaluasi ambang batas yang digunakan dalam evaluasi pengadaan barang/jasa. Sederhananya, sistem gugur ambang batas yang saya ketahui dan pelajari digunakan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Jasa yang menawar dengan harga terendah sepanjang Penyedia tersebut telah lulus evaluasi admnistrasi dan memenuhi ambang batas nilai teknis tertentu yang telah ditetapkan dalam dokumen Pengadaan.

Kerapkali, jika tidak mau dikatakan selalu, saya temukan alasan digugurkannya para Penyedia di dalam aplikasi SPSE, sejumlah POKJA menggunakan evaluasi sistem gugur ambang batas untuk jenis pekerjaan dengan nilai kecil dan pekerjaan non kompleks.

Ternyata setelah berdiskusi dengan Pak Ketut, saya dapati bahwa penggunaan sistem gugur ambang batas itu setidaknya harus memenuhi beberapa syarat yang diatur dalam ketentuan Pengadaan Barang/Jasa, salah satunya Permen PU No. 31/2015, pasal 6a ayat 3 yang berbunyi sebagai berikut:

“Dalam hal pengadaan pekerjaan konstruksi yang bersifat kompleks, atau bernilai di atas Rp 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah), yang menggunakan metode evaluasi sistem gugur ambang batas, maka persyaratan/kriteria evaluasi teknis yang akan dicantumkan di dalam dokumen Pengadaan harus ditetapkan terlebih dahulu oleh Pejabat Eselon I terkait atau yang disetarakan untuk menghindari persyaratan/kriteria yang diskriminatif dan/atau pertimbangan yang tidak obyektif.”

Dalam klausul tersebut jelas bahwa penggunaan metode evaluasi sistem gugur ambang batas setidaknya harus memenuhi sekurang-kurangnya dua kriteria utama. Pertama, pekerjaan tersebut adalah pekerjaan kompleks, dan kedua, harus ditetapkan oleh Pejabat Eselon I terkait atau yang disetarakan.

Untuk syarat yang pertama, sebuah pekerjaan disebut kompleks menurut Perpres 54/2010 dan perubahannya apabila pekerjaan tersebut adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi, mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain khusus dan/atau pekerjaan yang bernilai di atas Rp 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah).

Menurut sejumlah Ahli Pengadaan, syarat kompleks tersebut adalah syarat alternatif, bukan syarat kumulatif. Jadi, jika salah satu saja kriteria di atas terpenuhi, maka pekerjaan tersebut dapat dikategorikan “kompleks“. Justifikasi teknis bahwa pekerjaan tersebut pekerjaan kompleks sebaiknya dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja sehingga dapat dijadikan dasar bagi POKJA untuk menggunakan metode evaluasi sistem gugur ambang batas.

Sedangkan menurut pendapat rekan saya, Pak Jans, unsur-unsur teknis berikut sub-sub unsur beserta bobot penilaian yang ditetapkan perlu disampaikan secara jelas di dalam dokumen pengadaan sehingga semua penyedia yang berkompetisi secara sehat dan terbuka mendapat akses informasi yang setara, selain mengakomodasi prinsip keterbukaan, transparansi dan keadilan dalam pengadaan.

Dengan demikian, POKJA perlu memperhatikan kriteria-kriteria tersebut sebelum menetapkan metode evaluasi sistem gugur ambang batas.