Pemutusan Kontrak oleh Pejabat Penandatangan Kontrak

Pemutusan kontrak merupakan salah satu sanksi yang dapat diberikan baik oleh PPK kepada Penyedia karena kesalahan yang dilakukan Penyedia, maupun sebaliknya Penyedia kepada PPK karena kesalahan PPK. Pada artikel ini saya akan membahas pemutusan kontrak yang dilakukan oleh PPK karena kesalahan Penyedia.

Dalam Per LKPP 9/2018, Pejabat Penandatangan Kontrak melakukan pemutusan Kontrak apabila:

  1. Penyedia terbukti melakukan KKN, kecurangan dan/atau pemalsuan dalam proses pengadaan yang diputuskan oleh Instansi yang berwenang.
  2. Pengaduan tentang penyimpangan prosedur, dugaan KKN dan/atau pelanggaran persaingan sehat dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan benar oleh Instansi yang berwenang;
  3. Penyedia berada dalam keadaan pailit;
  4. Penyedia terbukti dikenakan Sanksi Daftar Hitam sebelum penandatangan Kontrak;
  5. Penyedia gagal memperbaiki kinerja setelah mendapat Surat Peringatan sebanyak 3 (tiga) kali;
  6. Penyedia tidak mempertahankan berlakunya Jaminan Pelaksanaan;
  7. Penyedia lalai/cidera janji dalam melaksanakan kewajibannya dan tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan;
  8. berdasarkan penelitian Pejabat Penandatangan Kontrak, Penyedia tidak akan mampu menyelesaikan keseluruhan pekerjaan walaupun diberikan kesempatan sampai dengan 50 (lima puluh) hari kalender sejak masa berakhirnya pelaksanaan pekerjaan untuk menyelesaikan pekerjaan;
  9. setelah diberikan kesempatan menyelesaikan pekerjaan sampai dengan 50 (lima puluh) hari kalender sejak masa berakhirnya pelaksanaan pekerjaan, Penyedia Barang/Jasa tidak dapat menyelesaikan pekerjaan; atau
  10. Penyedia menghentikan pekerjaan selama waktu yang ditentukan dalam Kontrak dan penghentian ini tidak tercantum dalam program mutu serta tanpa persetujuan pengawas pekerjaan.

Dalam hal pemutusan Kontrak dilakukan karena kesalahan Penyedia:
a. Jaminan Pelaksanaan dicairkan;
b. Sisa Uang Muka harus dilunasi oleh Penyedia atau Jaminan Uang Muka dicairkan (apabila diberikan); dan
c. Penyedia dikenakan sanksi Daftar Hitam.

Dapatkah dikenakan Sanksi Pemutusan Kontrak sebagian?

Pertanyaan ini muncul karena saya sendiri sering menemukan dalam banyak permasalahan kontrak, dimana PPK hanya menerapkan sebagian sanksi pemutusan kontrak, misalnya Penyedia hanya di-PHK saja, tapi tidak disita jaminannya (baik pelaksanaan maupun jaminan uang muka apabila diberikan uang muka) dan tidak diusulkan dan/atau dikenakan sanksi daftar hitam. Atau Penyedia setelah di-PHK, jaminannya disita namun tidak diusulkan dan dikenakan sanksi daftar hitam.

Menurut saya, Sanski PHK harus diikuti dengan sanksi lainnya, baik pencairan jaminan maupun sanksi daftar hitam, karena klausul pengenaan sanksi tersebut sifatnya kumulatif bukan alternatif. Jadi, sanksi yang dikenakan harus penuh tidak bisa hanya sebagian saja.

Pengenaan sanksi penuh dalam pemutusan kontrak ini diharapkan dapat memutus mata rantai lolosnya penyedia-penyedia “nakal” atau berkinerja buruk (karena tidak dikenakan sanksi daftar hitam) untuk mengikuti tender pengadaan barang/jasa di seluruh Indonesia.

Pengenaan Denda Keterlambatan dalam Pengadaan Barang/Jasa

Apa itu Denda?

Dasar Hukum Keterlambatan Denda

Dasar hukum denda keterlambatan termuat dalam Pasal 56 ayat 2 dan Standar Dokumen Pengadaan (SDP) Permen PUPR 14/2020 dimana Denda Keterlambatan dimuat dalam Adendum Kontrak terkait Pemberian Kesempatan. Lebih jauh dalam Pasal 78 ayat 5 huruf f disebutkan bahwa denda keterlambatan disebabkan karena Penyedia terlambat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan Kontrak atau karena perbaikan cacat mutu. Sedangkan besaran denda keterlambatan 1 per mil dari nilai kontrak atau nilai bagian kontrak untuk setiap hari keterlambatan dimuat dalam Pasal 79 ayat 4.

Bentuk Denda Keterlambatan

Materi Presentasi Penulis yang disarikan berdasarkan Permen PUPR 14/2020

Keterlambatan karena kesalahan Penyedia vs Bukan Kesalahan Penyedia

Bagaimana cara menentukan Denda Keterlambatan?

Dikenakan 1 per mil dari nilai/harga kontrak sebelum PPN apabila:

  1. Merupakan Pekerjaan yang merupakan satu kesatuan fungsi/kesatuan sistem
  2. Tidak dapat dipisah-pisah
  3. Serah terima dilakukan secara keseluruhan/total output

Dikenakan 1 per mil dari nilai/harga bagian kontrak sebelum PPN apabila:

  1. Fungsi bagian satu tidak saling terkait dengan fungsi bagian lainnya dalam pencapaian kinerja
  2. Dapat dipisah-dipisah
  3. Dapat dilakukan serah terima sebagian/sub-output/parsial

Batasan Denda Keterlambatan

Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia dan Tanda Tangan Kontrak tanpa Tatap Muka Langsung

Saya dihubungi seorang teman PPK, Om Joe Rai, senior ahli pengadaan yang darinya saya sering mendapatkan ide dan masukan, yang bertanya pada saya perihal tanda tangan kontrak di masa pandemi Covid 19 dimana penyedia yang diundangnya untuk menandatangani kontrak tidak bisa datang karena penutupan penerbangan dari dan ke daerahnya sehingga kecil kemungkinan kedua belah pihak dapat menandatangani kontrak secara tatap muka langsung dalam satu lokasi yang sama.

Menurut saya, syarat sah atau tidaknya sebuah kontrak tidak ditentukan oleh lokasi, namun apakah kontrak itu memenuhi baik syarat subyektif dan obyektif kontrak sebagaimana diatur dalam pasal 1320 KUH Perdata, yakni kesepakatan kedua belah pihak, kecakapan para pihak, obyek yang spesifik dan sebab yang halal. Sepanjang syarat-syarat tersebut terpenuhi maka Kedua belah pihak dapat melanjutkan penandatangan kontrak meskipun keduanya tidak berada pada lokasi yang sama.

Bagaimana dengan klausul pada kontrak yang berbunyi “pada hari ini tanggal……… bertempat di……..”.? Terhadap klausul ini PPK dan Penyedia cukup melakukan sedikit penyesuaian dengan memasukan lokasi/tempat tambahan, misalnya “pada hari ini Senin tanggal 27 April 2020 bertempat di Ende dan Kota Kupang“. Dengan demikian, penandatangan kontrak dapat dilakukan secara daring/online menggunakan media email atau aplikasi yang menyediakan fitur tanda tangan elektronik, atau via pos maupun jasa kurir pengiriman lainnya dengan disertai bukti dukung dokumentasi, baik berupa video dan/atau foto.

Dengan cara pendekatan yang sama namun pada kasus yang relatif sedikit berbeda dapat kita temui dalam Surat Edaran Kepala LKPP No. 4 Tahun 2020 yang mengatur tentang Tata Cara Pembuktian Kualifikasi/Klarifikasi dan Negosiasi Pada Pemilihan Penyedia dalam Masa Wabah COVID-19. Dalam Surat Edaran tersebut diuraikan salah satu tata cara pembuktian kualifikasi/klarifikasi dan negosiasi yang dapat dilakukan secara daring melalui video call dan disertakan dengan bukti dukung dalam format video dan/atau foto.

Oleh karena itu, saran saya apabila pekerjaan dirasakan mendesak sedangkan keadaan tidak memungkinkan untuk dilakukan pertemuan tatap muka secara langsung karena kebijakan pembatasan dan penutupan jalur transportasi darat dan udara kedalam dan keluar daerah, maka para pihak (PPK dan Penyedia) dapat mengambil langkah-langkah antisipatif seperti yang sudah disebutkan di atas.

Alur Pengadaan Barang/Jasa terkait Penanganan Darurat COVID 19 Menurut SE Kepala LKPP No. 3 Tahun 2020

Berikut Terlampir alur pengadaan barang/jasa dalam rangka penanganan Covid 19 menurut SE Kepala LKPP No. 3 Tahun 2020 dan Perlem LKPP No. 13 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa dalam Penanganan Keadaan Darurat.

Catatan: Kontrak Cost Plus Fee diutamakan jenis Kontrak Harga Satuan, tidak diperlukan HPS, Bukti Kewajaran Harga disiapkan Penyedia
Catatan: Kontrak Cost Plus Fee diutamakan jenis kontrak Harga Satuan, tidak diperlukan HPS, Bukti Kewajaran Harga disiapkan Penyedia

Dimanakah Audit??

Audit dilakukan setelah penyelesaian pembayaran dilakukan dimana PPK meminta APIP/BPKP untuk melakukan audit. Apabila ditemukan kelebihan bayar, maka Penyedia wajib mengembalikan kelebihan bayar. Oleh karena itu penting bagi PPK dalam menyusun Kontrak dan Surat Pesanan memasukan klausul disclaimer bahwa Penyedia bersedia menyampaikan Bukti Kewajaran Harga dan Siap Mengembalikan Kelebihan Bayar Jika ditemukan Kemahalan Saat Audit.

Contoh Dokumen terkait pengadaan barang/jasa dalam rangka penanganan darurat Covid 19 dapat didownload pada link ini.

Contoh Dokumen Pengadaan dan Kontrak Barang/Jasa terkait Darurat COVID 19

Sampai dengan artikel ini ditulis (26/4/2020), korban meninggal akibat COVID 19 di seluruh dunia telah mencapai 203,138 jiwa (worldmeters) dan di Indonesia telah mencapai 720 jiwa (Covid19.go.id).

Pemerintah sendiri telah mengeluarkan sejumlah kebijakan di antaranya refocusing dan realokasi anggaran untuk 3 area penting, yakni: 1) anggaran untuk penangan covid 19; 2) anggaran untuk social safety net (jaring pengaman sosial); dan 3) anggaran untuk program/kegiatan pemberdayaan masyarakat.

Adapula sejumlah aturan mulai dari Keputusan Kepala BNPD No. 13.A Tahun 2020 tentang Perpanjangan Status Keadaan Tertentu Darurat Bencana Wabah Penyakit Akibat Virus Corona di Indonesia, Keputusan Presiden Nomor 12 Tahun 2020 tentang Penetapan Bencana Non Alam Penyebaran COVID 19 sebagai bencana nasional, yang dapat dijadikan sebagai dasar dalam pengadaan barang/jasa di masa darurat bencana COVID 19.

Salah satu aturan terkait teknis pengadaan darurat adalah Peraturan LKPP No 13 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa dalam Penanganan Keadaan Darurat dan SE Kepala LKPP No. 3 Tahun 2020 tentang Penjelasan atas Pengadaan Barang/Jasa dalam Rangka Penanganan Covid 19, selain itu ada juga Permendagri 20 Tahun 2020 yang mengatur tentang Percepatan Penangangan COVID 19 di Lingkungan Pemda dan Instruksi Menteri PUPR No 2/2020 yang mengatur Protokol Pencegahan Penyebaran Covid 19 dalam Penyelenggaraan Jasa Konstruksi.

Saat ini ada sejumlah daerah yang telah mengeluarkan aturan teknis yang dijadikan pedoman dalam pengadaan barang/jasa, salah satunya adalah Pemerintah Kabupaten Jember. Berikut adalah dokumen yang dapat diadopsi dan diadaptasi oleh Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan penanganan Covid 19 di daerah masing-masing. Semoga dapat memberikan manfaat sehingga perang melawan covid 19 dapat berakhir dan seluruh masyarakat dapat beraktivitas kembali secara normal.

Dokumen terkait Berita Acara Indentifikasi Kebutuhan, Pakta Integritas, Surat Pesanan, Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan terkait penanganan covid 19 dapat diunduh pada link di bawah ini:

Tutorial Evaluasi Kualifikasi dan Evaluasi Admin Tek Harga Jasa Konsultansi Prakualifikasi 2 File

Karena respon yang sangat baik terkait video tutorial saya di youtube sebelumnya dimana banyak viewers yang meminta saya memberikan contoh file evaluasi dokumen penawaran tersebut, maka akhirnya saya membuat 2 video sekaligus untuk melengkapi video saya sebelumnya, agar viewers dapat mengikuti mulai dari tahapan prakualifikasi (evaluasi dokumen kualifikasi) sampai dengan tahapan seleksi (evaluasi dokumen penawaran Administrasi, teknis dan harga penyedia).

Sedangkan kertas kerjanya dapat didownload di link di bawah ini:

Kertas Kerja Evaluasi Dokumen Kualifikasi:

Kertas Kerja Evaluasi Administrasi Teknis dan Harga:

Langkah-langkah Penyelesaian Pekerjaan di Akhir Tahun Anggaran 2019

Setiap menjelang akhir tahun, masalah belum selesainya kontrak pengadaan barang/jasa dan batas pengajuan terakhir SPM LS kontraktual menjadi masalah yang jamak terjadi, baik paket pekerjaan yang dibiayai APBN maupun APBD.

Biasanya Pemerintah Provinsi NTT menetapkan batas pengajuan terakhir SPM LS Kontraktual lebih awal dari yang ditetapkan Dirjen Perbendaharaan. Tahun 2018 batas pengajuan SPM Kontraktual di Lingkup Pemprov NTT adalah tanggal 14 Desember 2018, sedangkan pada TA. 2019, kemungkinan besar batas pengajuan SPM Kontraktual ditetapkan pada tanggal 16 Desember 2019.

Sedangkan untuk paket pekerjaan yang dibiayai APBN batas pengajuan terakhir SPM LS Kontraktual untuk TA. 2019 adalah pada tanggal 20 Desember 2019 merujuk pada Perdirjen Perbendaharaan No. 13/2019 tentang Pedoman Pelaksanaan Penerimaan dan Pengeluaran Negara pada Akhir TA 2019 pasal 19 ayat 1 yang menyebutkan bahwa: “SPM LS Kontraktual yang pembuatan BAST/BAPP termasuk BAPP pembayaran per termin mulai tanggal 18 Desember 2019 sampai dengan tanggal 31 Desember 2019 harus sudah diterima KPPN paling lambat tanggal 20 Desember 2019 pada jam kerja”.

Dengan demikian, untuk paket pekerjaan yang tidak selesai sampai dengan batas waktu pengajuan terakhir SPM LS Kontraktual baik APBD maupun APBN, dapat diselesaikan menggunakan sekurang-kurangnya tiga opsi:

  1. Opsi Pertama Menggunakan jaminan pembayaran sebagaimana dijelaskan pada artikel saya sebelumnya. Jaminan pembayaran ini hanya dilakukan apabila PPK yakin bahwa pekerjaan tersebut selesai paling lambat tanggal 31 Desember 2019. Sehingga apabila Penyedia melakukan wan prestasi maka Penyedia diputus kontrak dimana jaminan pembayarannya dicairkan, dibayar sesuai dengan prestasinya, dan sisanya disetor ke kas negara/daerah, jaminan pelaksanaan disita untuk negara/daerah, sisa uang muka harus dilunasi oleh Penyedia atau Jaminan Uang Muka dicairkan (apabila diberikan) dan penyedia dikenakan daftar hitam; atau Opsi Kedua
  2. Opsi Kedua Jika PPK berdasarkan penilaian dan justifikasi teknis dari Tim Pendukungnya tidak yakin bahwa Penyedia dapat menyelesaikan pekerjaannya sampai dengan tanggal 31 Desember 2019, namun Penyedia dapat menyelesaikan pekerjaannya ketika diberikan kesempatan, maka PPK dapat memberikan kesempatan sampai dengan 50 hari sebagaimana ketentuan Per LKPP No. 9/2018 atau sampai dengan 90 hari sebagaimana ketentuan PMK No. 243/2015. Perlu diingat bahwa pemberian kesempatan diberikan karena kesalahan atau kelalaian ada pada pihak Penyedia, bukan pada pihak PPK; atau Opsi Ketiga
  3. Opsi Ketiga, PPK berdasarkan penelitian dan justifikasi teknis tim pendukungnya tidak yakin bahwa Penyedia meskipun setelah diberikan pemberian kesempatan sampai dengan 50 hari atau 90 hari dapat menyelesaiakan pekerjaannya. Untuk hal demikian, maka PPK dapat segera melakukan pemutusan kontrak berikut langkah-langkah pemutusan kontrak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Sehubungan dengan pemberian kesempatan dilaksanakan melampaui tahun anggaran, maka dilakukan addendum kontrak yang sekurang-kurangnya (namun tidak terbatas pada) memuat klausul terkait waktu pemberian kesempatan, perpanjangan jaminan pelaksanaan, perubahan pembebanan anggaran pada APBD Perubahan tahun anggaran berikutnya (apabila dibayarkan pada DPA Perubahan). Selain itu, PPK perlu meminta Penyedia menyerahkan Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan 100% sampai dengan masa pemberian kesempatan berakhir dan Surat Pernyataan tidak menuntut ganti rugi kepada PPK apabila terjadi keterlambatan pembayaran (apabila dibayarkan melalui APBD Perubahan) akibat keterlambatan pekerjaan oleh penyedia yang melampaui tahun anggaran berkenaan.

Bagaimana dengan mekanisme DPA-Lanjutan?

Untuk DPA Lanjutan sebagaimana Permendagri Nomor 38 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyusunan APBD TA 2019 hanya dapat diberlakukan kepada pekerjaan yang tidak selesai akibat kondisi force majeur (di luar kendali para pihak) sebagaimana tertuang pada Lampiran Permendari 38/2018 Angka Romawi IV Poin 38 huruf f.

Untuk kondisi force majeur, maka Penyedia diberikan asas kompensasi dan tidak dikenakan denda serta diberikan ganti waktu sesuai dengan waktu yang hilang akibat kondisi force majeur yang terjadi.

Reviu/Kaji Ulang Dokumen Persiapan Pengadaan

Pada Perpres 54/2010 Pasal 34 ayat 1 dan 2 disebutkan bahwa Perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa terdiri atas kegiatan: a) pengkajian ulang paket pekerjaan; dan
b) pengkajian ulang jadwal kegiatan pengadaan.

Bagaimana Dengan Kaji Ulang pada Perpres 16/2018 dan aturan turunannya?

Dalam Per LKPP No. 9 Tahun 2018 dan aturan turunannya tidak ditemukan lagi frasa “pengkajian ulang”, tetapi frasa baru yakni “reviu”, yang pertama dilakukan pada level OPD oleh PPK disebut Reviu Dokumen Perencanaan Pengadaan dan yang Kedua dilakukan pada level UKPBJ oleh Pokja yang disebut Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan.

Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan sendiri meliputi:

  1. Spesifikasi Teknis/KAK dan gambar (jika diperlukan)
  2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
  3. Rancangan Kontrak
  4. Dokumen Anggaran Belanja (DIPA/DPA atau RKA-KL/RKA-PD yang telah ditetapkan)
  5. ID paket RUP
  6. Waktu penggunaan barang/jasa
  7. Analisis Pasar

Untuk lebih jelasnya anda dapat melihat link video berikut terkait Kaji Ulang/Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan sedangkan file dokumen Reviu/Kaji Ulang dapat anda temukan di sini:

Dokumen Template tersebut dapat anda sesuaikan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, jenis dan kebutuhan pengadaan.

Permasalahan/ERROR yang Sering Ditemukan Pada Aplikasi SPSE Versi 4.3

Berikut saya sampaikan permasalahan/error yang sering ditemukan pada SPSE versi 4.3 sebagaimana disampaikan oleh Tim LPSE Support pada waktu saya mengikuti pelatihan Bimtek SPSE Versi 4.3.

Error Ketika Download Summary Report

Solusi: Cek kembali tahapan pemberian penjelasan. Pastikan tidak boleh ada karakter aneh seperti (‘^?/) selain tanda titik (.) dan koma (,)

Geret token apendo error

Solusi: dicek terlebih dahulu apakah dokumen Pemilihan pernah diaddendum, apabila pernah diaddendum, pastikan bahwa dokumen addendum sudah terupload, kalua belum agar segera diupload ulang

Force Close ketika penggunaan apendo

Solusi: Dicek apakah dalam dokumen teknis tedapat karakter aneh selain tanda titik dan koma (bisanya karakter aneh akan terlihat di database) dan laporkan ke LKPP

Error pada menu e-Kontrak

Solusi: pastikan bahwa sudah dilakukan Penetapan pemenang, apabila sudah, pastikan juga apabila ada sanggahan, maka sanggahan itu sudah dijawab oleh Pokja, apbila tidak maka menu e-kontrak tidak bisa diklik atau akan muncul error.

Ada sejumlah saran lain dari Tim Support SPSE seperti ketika Pokja melakukan klarifikasi terkait dokumen Kualifikasi, Administrasi dan Teknis, untuk perubahan jadwal jangan klik menu EDIT disebelah tahapan tetapi klik menu UBAH DI SINI di bagian atas.

Pengadaan Jasa Sewa Akomodasi/Hotel menurut Perpres 16/2018

Pengadaan jasa sewa akomodasi/hotel selama ini sering dianggap hal yang sepeleh oleh sejumlah Organisasi Perangkat Daerah. Berdasarkan pengalaman saya selaku Pokja Pengadaan hotel, saya sering menemukan sejumlah PPK yang baru menyampaikan usulan Pengadaan Sewa Hotel satu hari sebelum pelaksanaan kegiatan, atau bahkan ada kegiatan di Hotel yang pelaksanaan kegiatannya sudah selesai barulah kemudian PPK membuat Usulan ke UKPBJ untuk meminta Pokja menyelesaikan administrasinya. Sepanjang pekerjaan tersebut tidak fiktif, benar2 dilaksanakan dan dapat dibuktikan daftar hadir pesertanya, maka Pokja yang telah ditunjuk oleh Pimpinan UKPBJ tidak punya pilihan lain selain melanjutkan proses pengadaan dengan administrasi dibuat/ditarik mundur.

Berdasarkan pengalaman di atas, maka ada baiknya saya membuat tulisan ini untuk menjelaskan terkait proses pengadaan barang/jasa terkait jasa sewa akomodasi hotel.

Hal pertama yang perlu diingat oleh para PPK adalah bahwa untuk pengadaan sewa hotel yang nilainya di atas Rp 200 juta itu merupakan tugas kewenangan Pokja Pemilihan, sedangkan untuk nilai di bawah Rp 200 juta dilakukan oleh Pejabat Pengadaan. Pada Perpres 54/2010 dan perubahannya pasal 38 ayat 5 huruf f, sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat masuk kedalam kategori “Penunjukan Langsung“, namun dalam Perpres 16/2018 sewa akomodasi hotel masuk kedalam kategori “pengadaan barang/jasa yang dikecualikan” yang dilaksanakan berdasarkan praktik bisnis yang sudah mapan (Perlem LKPP No 12/2018).

Menariknya, pengadaan yang tarifnya terbuka/dipublikasikan secara luas dibedakan dengan pengadaan yang dilaksanakan berdasarkan praktik bisnis yang sudah mapan menurut Perlem 12/2018. Jadi jika pada perpres yang lama jasa sewa penginapan/hotel itu disubkategorikan kedalam jenis pengadaan yang tarifnya dipublikasikan secara luas, di perpres yang baru disubkategorikan kedalam pengadaan berdasarkan praktik bisnis yang sudah mapan.

Untuk pelaksanaan pengadaan berdasarkan praktik bisnis yang sudah mapan pun terbagi lagi kedalam 4 kriteria, yakni:

a. Pelaksanaan transaksi dan usahanya telah berlaku secara umum dalam persaingan usaha yang sehat, terbuka dan pemerintah telah menetapkan standar biaya untuk harga satuan barang/jasa tersebut;
b. Jumlah permintaan atas barang/jasa lebih besar daripada jumlah penawaran (excess demand) dan/atau memiliki mekanisme pasar tersendiri sehingga pihak pembeli yang menyampaikan penawaran kepada pihak penjual;
c. Jasa profesi tertentu yang standar remunerasi/imbalan jasa/ honorarium, layanan keahlian, praktik pemasaran, dan kode etik telah ditetapkan oleh perkumpulan profesinya; dan/atau
d. Barang/jasa yang merupakan karya seni dan budaya dan/atau industri kreatif.

Berdasarkan kriteria di atas, sewa akomodasi hotel lebih tepat merujuk pada kriteria pertama (kriteria huruf a), bukan kriteria b, c, dan d. Pelaksanaannya pun sangat mudah, untuk lebih jelasnya dapat melihat pada Perlem 12/2018. Namun saya akan lebih fokus pada sejumlah hal penting, baik yang tidak tertulis maupun yang tertulis pada Perlem 12/2018 untuk diketahui demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

  1. OPD agar jangan sampai lupa memasukan kegiatan sewa Hotel tersebut kedalam RUP dan agar jauh hari sebelumnya mengusulkan paket tersebut ke UKPBJ untuk ditindaklanjuti;
  2. PPK dan Pokja agar melakukan reviu RUP dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Hal ini dikarenakan saya sendiri menemukan ada salah satu OPD yang salah memasukan nama kegiatan dalam DPA, di DPA tertulis “belanja kegiatan makan minum” tetapi ternyata menurut penjelasan PPK, pelaksanaan kegiatan tersebut adalah kegiatan sewa hotel full day. Saran saya agar DPA tersebut diusulkan untuk direvisi menjadi sewa akomodasi hotel full day karena belanja kegiatan makan minum yang nilainya di atas Rp 200 juta itu dilaksanakan secara tender, bukan masuk subkategori praktik bisnis yang sudah mapan sebagaimana disebut di atas.
  3. Adakalanya sejumlah Pemerintah Daerah DPAnya belum mengakomodir belanja fullboard/fullday seperti pada dana DIPA, dimana pada DPA kode rekeningnya masih dipisah dimana belanja sewa aula rapatnya dengan 1 kode rekening yang terpisah dengan belanja makan minum dengan 1 kode rekening tersendiri juga, tetapi kedua-duanya dilaksanakan di Hotel yang sama. Untuk kasus demikian, maka saran saya perlu dilakukan revisi DPA dengan mengkonsolidasikan kedua kode belanja tersebut menjadi satu paket sewa hotel.
  4. Pemilihan penyedia dilakukan secara non kompetisi, dimana Pokja Pemilihan kemudian dapat mengundang Pelaku usaha yang dianggap mampu untuk menyampaikan penawaran.
  5. Pokja Pemilihan selanjutnya dapat melakukan negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha yang dianggap mampu.
  6. Kontrak disesuaikan dengan mekanisme pasar yang ditetapkan penyedia. Bentuk kontrak agar disesuaikan dengan pasal 28 Perpres 16/2018.

Demikian penjelasan singkat saya, semoga bermanfaat bagi para pelaku pengadaan yang akan melaksanakan pengadaan sewa hotel.