Permasalahan ini sering dijumpai oleh Pokja yang memiliki volume paket lelang/tender yang cukup banyak. Akhirnya sejumlah paket yang running bersamaan, terlewati sebagian jadwalnya. Saya pun beberapa kali mengalami hal ini, apalagi jika saya (apabila hanya ditunjuk sebagai anggota) kadang merasa bahwa tanggung jawab memberikan penjelasan merupakan tugas Ketua atau Sekretaris Pokja.
Hal ini keliru karena tugas Pokja itu kolektif kolegial, jadi meskipun ditunjuk sebagai anggota Pokja kita juga harus proaktif dan saling berbagi peran dan risiko seperti konsep RACI yang pernah saya bagikan.
Apabila Salah satu dari Pokja Pemilihan lupa, maka sebaiknya diingatkan oleh Pokja lainnya. Meskipun, pada akhirnya waktu pemberian penjelasan telah lewat, Pokja masih dapat membalas Jawaban Penyedia. Ingat prinsip penyedia adalah orang yang kita mintai bantuannya.
Sebaiknya apabila terlambat menjawab kita pastikan juga bahwa belum ada yang memasukan Dokumen Penawaran, atau kalaupun sudah ada yang memasukan penawaran, jumlahnya sedikit (misalnya baru 1 penyedia) DAN batas akhir pemasukan penawarannya masih lama, misalnya minimal 3 (tiga) hari dihitung sejak Pokja menjawab pertanyaan penyedia. Pokja juga perlu memperpanjang batas akhir penawaran. Saya biasanya menambah lagi 2 (dua) hari agar peserta bisa menyesuaikan dengan perubahan pada BAPP dan addendum Dokumen Tender/Pengadaan (jika ada).
Apabila karena penambahan waktu tersebut dapat berpengaruh pada jadwal pelaksanaan, maka sebaiknya waktu evaluasi Pokja yang dipersingkat.
Berikut saya salin klausul pada IKP SBD LKPP pada aplikasi versi 4.2, fokus pada klausul yang diberi tanda di bawah ini:
yanespanie.com 
Bagaimana keabsahan lelang apabila sampai dengan batas waktu pembukaan penawaran masih ada pertanyaan tertulis anwizjing yang belum dijawab oleh Pokja?
LikeLike
Seharusnya Pokja menjawab semua pertanyaan yang ada pada tahapan anwizjing karena pada tahapan penting untuk menerangkan hal-hal yang belum jelas. Biasanya jika tidak dijawab, maka Dokumen Pengadaan dianggap tetap dan tidak berubah. Saran saya, apabila bapak/ibu merasa bahwa pertanyaan yang diajukan itu substansial, maka bapak/ibu bisa membawa case itu dengan mengajukan sanggah kepada Pokja Pemilihan.
LikeLike