Pengadaan Barang/Jasa dan Kontrak

Pentingnya Penilaian Risiko dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Jika kemarin kita belajar bahwa salah satu bentuk mitigasi risiko dalam mengantisipasi keterlambatan pekerjaan adalah dengan melaksanakan lelang dini, maka saat ini kita perlu belajar tentang apa risiko itu sendiri dan mengapa penilaian risiko itu penting.

Apa itu risiko?

Risiko adalah semua ketidakpastian yang berdampak pada pencapaian tujuan organisasi. Selalu ada ketidakpastian atas kejadian maupun hasil yang terjadi di masa datang. Kombinasi dari kemungkinan dan dampak dari suatu kejadian akan memberikan pengaruh, baik positif maupun negatif terhadap pencapaian tujuan organisasi (Modul Manajemen MCA-I, hal. 12).

Manajemen Risiko pada Kasus Nyata

Pada tanggal 17 Maret 2000, petir menghantam kabel listrik di wilayah Albuquerque, New Mexico. Sambaran tersebut menyebabkan lonjakan jaringan listrik di sekitarnya, yang mengakibatkan kebakaran di sebuah pabrik lokal yang dimiliki oleh Royal Philips Electronics, NV, dan merusak jutaan microchip

  • NOKIA Corp.

Perusahaan produsen ponsel asal Eropa Utara, Nokia Corp., pelanggan besar dari pabrik yang terbakar tersebut segera mengalihkan pemesanan chip ke pabrik Philips lain, serta rekanan lain di Jepang dan Amerika. Strategi multi-rekanan dan daya tanggap mereka berhasil membawa Nokia bertahan selama krisis

  • Telefon AB L.M. Ericsson

Sebaliknya, pelanggan ponsel lain dari pabrik Philips, menggunakan kebijakan single-sourcing. Akibatnya, ketika pabrik Philips ditutup setelah kebakaran, Ericsson tidak punya sumber lain dari microchip, yang mengganggu produksi mereka selama berbulan-bulan. Pada akhirnya, Ericsson kehilangan $ 400 juta sales. (Ericsson sejak kejadian itu telah menerapkan proses dan pendekatan baru untuk mencegah terjadinya hal seperti itu.)

*Modul Manajemen MCA-I, hal 13.

Mengapa Penilaian Risiko itu penting?

Belajar dari contoh kasus di atas, dua hasil yang berbeda dari kejadian (risiko) yang sama menunjukan pentingnya pengelolaan risiko, dalam hal ini risiko di dalam rantai pasok. Produsen ponsel Nokia berhasil mengelola risiko dengan baik karena menggunakan lebih dari satu supplier microchip dibanding pesaingnya, Ericsson yang hanya bergantung sepenuhnya pada satu supplier.

Dalam konteks administrasi pemerintahan sendiri, penilaian risiko telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, khususnya di Pasal 13 ayat (1) yang menyebutkan bahwa: “Pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan penilaian risiko”. Selanjutnya di ayat 2 disebutkan bahwa penilaian risiko tersebut terdiri dari identifikasi risiko dan analisis risiko.

Memprioritaskan Risiko dan Strategi Penanganannya

Dalam pengadaan barang/jasa, ada beberapa risiko yang seringkali muncul, di antaranya: gagal lelang, sanggah dan pengaduan, keterlambatan pekerjaan, pengenaan denda, risiko keselamatan kerja, force majeur (bencana alam), gangguan industri, gangguan keamanan, dan lain sebagainya.

Untuk melakukan pemetaan paket-paket prioritas, matriks risiko dibawah ini dapat membantu kita dalam melihat tingkat kemungkinan dan dampak risiko.

Matriks Risiko

Gambar Matriks Penentuan Tingkat Risiko (Modul Manajemen MCA-I, hal. 35)

Berdasarkan matriks prioritas risiko di atas, kita dapat mengidentifikasi risiko-risiko apa saja yang sering kita temukan, kemudian kita dapat menempatkannya sesuai dengan tingkat kemungkinan dan dampak terjadinya, apakah risikonya berada pada domain hijau yang dapat diterima, domain kuning yang perlu dikaji tepat waktu atau yang berada di domain merah yang harus mendapatkan tindakan/kontrol langsung.

Selain itu, pemilik risiko dan para pengelola risiko juga dapat membuat daftar kamus risiko yang dibuat dalam bentuk matriks berdasarkan peringkat risiko,  melakukan upaya menarik (menurunkan) risiko-risiko pada domain merah dan kuning menjadi risiko residual pada domain hijau dan juga memikirkan strategi penanganan risiko seperti apa yang paling feasible (layak).

Strategi Penanganan Risiko sendiri umumnya dikenal sebagai Aturan 4 M:

  1. Menerima: jika paparan risiko yang diterima dapat ditoleransi, kontrol/intervensi terhadap risiko sangat sulit (jika tidak ingin dikatakan mustahil), dan biaya kontrol melebihi keuntungan potensial.
  2.  Mitigasi: jika paparan risiko dapat disesuaikan (adjust), dikurangi (untuk risiko negatif) atau sebaliknya jika risikonya positif maka dapat ditingkatkan.
  3. Memindahkan: berbagi risiko dengan melibatkan para pemangku kepentingan. Atau dapat juga diartikan sebagai pengalihan risiko baik seluruh atau sebagian risiko kepada pihak kedua, ketiga dan/atau pihak lain.
  4. Menghindari: menghindari atau membatalkan aktivitas dimana dampak risiko yang ditimbulkan akan sangat berbahaya dan mengancam kelangsungan organisasi.

Salah satu contoh menerima risiko menurut saya adalah pada saat terjadinya perubahan regulasi seperti terbitnya aturan baru atau kebijakan Pemerintah. Perubahan regulasi dan kebijakan merupakan hal yang tak terhindarkan, yang tidak dapat ditolak oleh pengelola pengadaan maupun penyedia yang terlibat. Contoh: pemangkasan anggaran oleh Pemerintah maupun Pemerintah Daerah, migrasi dari lelang manual ke lelang elektronik karena perubahan regulasi, dan lain sebagainya.

Contoh mitigasi risiko, di antaranya adalah kaji ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP); pelaksanaan lelang dini untuk paket-paket pekerjaan yang perencanaan dan pekerjaan fisiknya membutuhkan waktu lama dan pelaksanaan kontraknya di tahun tunggal, pekerjaan kompleks, dan pekerjaan yang kebutuhannya harus terpenuhi di awal tahun anggaran; dan pendokumentasian semua berita acara dokumen pengadaan sebagai jejak audit (audit trail) para pelaku pengadaan, serta mitigasi risiko pada saat pre-construction meeting (PCM) atau kick off meeting (rapat awal persiapan pelaksanaan pekerjaan).

Contoh memindahkan risiko, misalnya: percepatan penandatangan kontrak sehingga risiko keterlambatan dialihkan kepada pihak penyedia, pengalihan risiko aset bergerak dan tidak bergerak pemerintah kepada pihak kedua melalui pengadaan jasa asuransi, pengalihan risiko kepada notaris dalam memeriksa dan melegalisir sejumlah dokumen penyedia untuk keperluan pembuktian kualfikasi, pelibatan para stakeholders, APIP dan APH dalam pemantauan dan pelaksanaan kontrak, dan lain sebagainya. Kaji ulang pun selain sebagai salah satu sarana mitigasi risiko, juga dapat dilihat sebagai upaya berbagi risiko di antara Organisasi Pengadaan.

Sedangkan contoh menghindari risiko, misalnya: melakukan pemutusan/penghentian kontrak jika menurut kajian PPK bersama tim teknis, Penyedia tidak sanggup menyelesaikan pekerjaannya sampai dengan batas waktu penyelesaian pekerjaan (wanprestasi) dan deviasi progres fisik sangat besar;  memutuskan gagal lelang jika sanggahan yang diajukan peserta lelang terbukti benar atau adanya indikasi terjadinya persaingan tidak sehat (Pasal 83), dan bahkan pada level yang paling ekstrim Pengelola Pengadaan dapat menarik diri (mengundurkan diri) jika terdapat indikasi Korupsi, Kolusi dan Nepotisme sejak dari perencanaan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s