Pengadaan Barang/Jasa

Melihat Pengadaan Barang dan Jasa melalui Jendela Johari (Johari Window)

Bagi mereka yang menekuni ilmu psikologi atau ilmu komunikasi antar pribadi, tentu sudah tidak asing lagi dengan Teori Johari Window.

johari-window-11-638

Berikut adalah gambar Model Johari Window:

Dari gambar di atas, kita dapati bahwa ada 4 area dalam meningkatkan kesadaran diri dan saling memahami antar individu atau kelompok.

Ada banyak penggunan model Johari Window ini dalam hubungannya dengan pengembangan komunikasi antar pribadi dan psikologi, namun sebagai salah satu pelaku pengadaan, saya selaku Pokja Pengadaan tertarik menggunakan Johari Window dalam melihat hubungan antara para pemangku kepentingan dan pelanggan dalam konteks pengadaan barang/jasa.

Ada Empat Kuadran/Area, yaitu Open Area/ Area Terbuka, Blind Area/Area Buta, Hidden Area/Area tersembunyi dan Unknown Area (Area yang tidak diketahui).

Pertama, Area Terbuka/Open Area, maksudnya pada area ini kita dan orang lain memiliki informasi yang sama dan setara tentang siapa kita, misalnya nama panggilan kita dan karakter-karakter fisik lainnya yang dapat dilihat secara kasat mata.

Dalam konteks pengadaan barang/jasa, area terbuka ini jika dihubungkan dengan ciri umum suatu barang, maka kita dapat dengan mudah mengidentifikasinya. Misalnya barang yang mau diadakan itu adalah komputer atau laptop, maka kita dan orang lain dapat dengan mudah mengetahui ciri umum dan bentuk dari barang tersebut. Kita dan orang lain punya informasi yang relatif setara. Kita dan orang lain, misalnya, sama-sama tahu bahwa laptop memiliki dimensi yang lebih kecil dari komputer, laptop lebih mudah dibawa kemana-mana sedangkan komputer sulit dibawa kemana-mana. Pada kuadaran ini, informasi yang PA/KPA, PPK, Pokja, Penyedia bahkan masyarakat ketahui adalah sama/setara.

Kedua, Area Buta/Blind, dimana kita tidak tahu informasi tentang suatu barang/jasa, sedangkan orang lain yang tahu atau lebih tahu. Contoh, Pokja tidak memiliki pemahaman teknis yang memadai terkait spesififikasi teknis dan spesifikasi kinerja dari suatu barang/jasa, tetapi Tim Teknis dan PPK lebih tahu detail barang/jasa.

Untuk menghindari blind spot, Pokja Pengadaan Barang/Jasa mengundang PPK beserta tim teknis untuk melakukan kaji ulang rencana pelaksanaan pengadaan, yang diantaranya membahas secara detail terkait Spesifikasi Teknis dan Harga Perkiraan Sendiri. Jika Pokja memiliki Sumber Daya yang cukup, Pokja dapat melakukan survey/riset pasar pembanding sehingga Pokja tidak menerima begitu saja “taken for granted” atau menerima daftar spesifikasi berikut harga yang diberikan oleh PPK sebagai sesuatu yang sudah benar tanpa perlu diuji.

Dengan melakukan survey pasar pembanding, Pokja melakukan mitigasi risiko jika ternyata harga barang yang diusulkan PPK, misalnya, tidak wajar atau melebihi harga pasar, atau barang yang akan diadakan ternyata sudah discontinue, atau dengan harga barang yang diusulkan ternyata dapat untuk membeli barang dengan spesifikasi yang lebih tinggi dari spesifikasi yang diusulkan PPK, atau harga barang tersebut belum termasuk harga discount jika dibeli dalam jumlah banyak, dan informasi penting lainnya.

Merujuk pada informasi survey tersebut, Pokja kemudian dapat mengusulkan kepada PPK usulan perubahan HPS dan spesifikasi teknis sebagaimana diatur dalam Perpres 54/2010 pasal 17 ayat (3).

Selain itu, ULP/Pokja juga dapat mengedarkan survey kepada pelanggan internal (PA/KPA, PPK dan PPHP) dan pelanggan eksternal (Penyedia) untuk mendapatkan umpan balik berupa masukan dan saran dari pelanggan internal dan eksternal. Survey dikombinasikan antara pertanyaan tertutup dan pertanyaan terbuka sehingga kekurangan-kekurangan Pokja yang mungkin Pokja sendiri tidak tahu atau tidak sadar akan adanya blind spot itu pada akhirnya menjadi tahu dan sadar untuk kemudian dilakukan perbaikan.

Ketiga, area tersembunyi/hidden area, dimana orang di luar sana tidak mengetahui ciri fisik tertentu atau apa yang kita lakukan yang kita sembunyikan dari orang lain sehingga hanya kita sendiri yang tahu hal tersebut.

Dalam proses pengadaan, hidden area ini biasanya ada pada waktu evaluasi penawaran. Pokja yang tidak terbuka biasanya tidak menjelaskan secara detail syarat-syarat substansial penyedia digugurkan, misalnya atau melakukan “standar ganda” dalam melakukan evaluasi penawaran.

Untuk menghindari perilaku menyimpang Pokja tersebut, di ruang kaji ulang dari sisi PPK, PPK dapat bertanya kepada Pokja apa-apa saja syarat-syarat administrasi, teknis dan harga yang menggugurkan dan sebaliknya meluluskan Penyedia Barang/Jasa. Dari sisi Penyedia, Penyedia dapat menggunakan ruang pada waktu aanwizjing/penjelasan untuk menanyakan syarat-syarat substansial apa saja yang harus dipenuhi penyedia jika pokja menggunakan sistem gugur, atau jika pokja menggunakan sistem ambang batas atau nilai maka kriteria dan sub-sub kriteria apa saja yang memiliki bobot nilai paling tinggi. Dari sisi Pokja, Pokja dapat membuat sebuah check list/matriks (bukan narasi panjang) yang memuat syarat-syarat administrasi, teknis dan harga yang harus dipenuhi penyedia.

Hal ini mendorong Pokja untuk melakukan evaluasi secara adil dan transparan sehingga Penyedia yang gugur akan menerima hasil evaluasi sehingga pada akhirnya meminimalisir sanggahan dan pengaduan kepada Pokja sendiri.

Keempat, area yang tidak diketahui/unknown area, dimana baik kita sendiri maupun orang lain sama-sama tidak tahu apa yang akan terjadi. Area ini adalah area yang tidak diketahui secara pasti dan menjadi misteri bersama.

Dalam konteks pengadaan khususnya pada saat pemilihan penyedia, area ini bisa dikategorikan sebagai area yang tidak direncanakan maupun diprediksi sebelumnya oleh para pihak, seperti keadaan kahar yang mengakibatkan lelang gagal.

Keadaan kahar ini tidak terbatas pada bencana alam, gangguan industri, bencana sosial saja, tapi bisa saja terjadi akibat pemangkasan anggaran. Misalnya, Pokja telah melakukan pelelangan tetapi dalam perkembangannya anggaran dipangkas atau paket kegiatan tersebut diterminasi, sehingga terjadi gagal lelang. Atau Pokja melakukan pelelangan mendahului tahun anggaran, tetapi kemudian usulan anggaran tidak disetujui atau dipangkas.

Untuk yang terakhir, risiko gagal lelang tidak dapat dihindari dan harus diterima karena pemangkasan anggaran merupakan kebijakan Pemerintah.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s