Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa

Konsep RACI dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Jika sebelumnya kita meminjam model Johari Window dalam membuka problematisasi pengadaan barang/jasa, kali ini kita belajar bagaimana konsep RACI dapat digunakan dalam pengadaan barang/jasa.

RACI adalah konsep yang dikenal dalam ilmu manajemen yang secara sederhana mendeskripsikan dan menjelaskan pembagian peran dan tanggung jawab antar pihak baik didalam maupun antara organisasi yang satu dengan lainnya.

RACI terdiri dari:

Responsible: orang yang mendapat delegasi tugas dan bertanggung jawab menjalankan/menyelesaikan tugas.

AccountableOrang yang memiliki otoritas persetujuan dan yang dimintai pertanggung jawaban atas pekerjaan yang didelegasikannya kepada mereka yang responsible.

Consulted: Orang yang ahli dan pendapatnya didengar, komunikasi dapat terjadi dua arah

Informed: Orang yang perlu diinformasikan secara ter-update terkait tugas yang dijalankan, biasanya komunikasinya satu arah.

Setelah mengetahui apa itu RACI, pertanyaan selanjutnya yang muncul adalah bagaimana konsep RACI digunakan dalam dunia pengadaan?

Konsep RACI sendiri sebenarnya dapat diaplikasikan secara luas, tidak terbatas pada tahapan tertentu, tapi pada semua tahapan rantai pengadaan. Pada artikel ini, konsep RACI dibatasi pada penyusunan HPS dan spesifikasi teknis.

Selama ini jika ditanyakan siapakah yang menyusun HPS dan spesifikasi teknis? Kebanyakan orang akan menjabawa bahwa yang menyusun HPS dan spesifikasi teknis adalah PPK.

Mari kita melihat apa yang dikatakan Perpres 54/2010.

Pada Perpres 54/2010 pasal 11 ayat 1 disebutkan bahwa salah satu tugas PPK adalah menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: 1) spesifikasi teknis barang/jasa; 2) harga perkiraan sendiri; 3) rancangan kontrak.

Dengan demikian, tugas PPK adalah menetapkan HPS dan Spesifikasi teknis, bukan menyusun HPS dan Spesifikasi teknis. Frasa “menetapkan” yang umum dikenal dalam administrasi pemerintahan adalah penetapan dan/atau persetujuan tertulis yang dikeluarkan oleh Pejabat berwenang.

Dalam konteks RACI, PPK adalah pihak yang Accountable karena PPK lah yang menetapkan HPS. Lalu, siapakah pihak yang responsible? Pihak yang responsible atau pihak yang menyusun/membuat HPS dan spesifikasi teknis adalah mereka yang didelegasikan oleh PPK untuk melaksanakan tugas tersebut. Tugas itu dapat dijalankan oleh Staf PPK, namun jika karena alasan kekurangan SDM atau kekurangan anggaran, maka tugas menyusun spesifikasi dan HPS dapat dirangkap oleh PPK.

Jika merujuk pada ayat 2 pasal yang sama disebutkan bahwa “dalam hal diperlukan, PPK dapat menetapkan tim pendukung, tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis”. Dengan demikian, tim yang diangkat PPK tersebut adalah mereka yang Responsible dalam menjalankan tugas menyusun HPS dan spesifikasi teknis.

Sedangkan, Pokja pengadaan barang/jasa adalah mereka yang berperan sebagai Consulted karena Pokja adalah orang-orang yang ahli dan berpengalaman dalam melakukan pengkajian spesifikasi dan harga. Salah satu tugas pokja adalah melakukan kaji ulang terhadap Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang di antaranya memuat HPS dan spesifikasi teknis dan Pokja dapat mengusulkan kepada PPK usulan perubahan HPS dan spesifikasi teknis (Pasal 17 ayat 3).

Pihak yang di-Informed adalah atasan PPK, yaitu PA/KPA selaku Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, namun tidak terbatas pada mereka saja. Ketika Spesifikasi dan HPS diumumkan secara resmi di portal nasional, website instansi, papan pengumuman resmi, maupun surat kabar, maka kepala daerah, anggota DPRD maupun masyarakat luas dengan sendirinya merupakan pihak yang di-Informed.

*Update

Agar pembagian peran antara organisasi pengadaan dapat berjalan dengan efektif, pembagian tugas/peran tersebut dapat diformalkan kedalam Standard Operating Procedure (SOP). Contoh matriks RACI yang saya buat, dapat disesuaikan (di-customized) sesuai kondisi Organisasi Pengadaan masing-masing daerah.

Matriks RACI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s