Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa

Pengalaman ULP Provinsi NTT menjadi ULP CoE (Centre of Excellence) Part 1

Artikel versi bahasa Inggrisnya bisa dilihat pada link berikut.

ULP Provinsi NTT pertama kali dibentuk tahun 2013 melalui Peraturan Gubernur Nomor 43 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Provinsi NTT dan Keputusan Gubernur NTT Nomor 132/KEP/HK/2013 tentang Perangkat Organisasi ULP Provinsi NTT.

Perkembangan ULP Provinsi NTT menjadi ULP CoE melalui proses panjang yang didukung oleh berbagai pihak, mulai dari komitmen bersama antara Pemerintah Provinsi NTT bersama LKPP-RI (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) dan lembaga donor MCA-I (Millenium Challenge Account-Indonesia) dibawah program Modernisasi Pengadaan.

Program Modernisasi Pengadaan Fase I

Program Modernisasi Pengadaan Fase I ini dimulai pada tahun 2014, saat itu ULP Provinsi NTT masih berstatus ad-hoc dan melekat pada Biro Administrasi Pembangunan Setda. ULP Provinsi NTT terpilih sebagai salah satu (1) dari dua puluh sembilan (29) ULP Percontohan di seluruh Indonesia.

Beberapa kendala — namun tidak terbatas pada — yang dihadapi pada saat ULP masih ad-hoc di Biro Administrasi Pembangunan antara lain:

  1. Overlapping atau tumpah tindih pekerjaan karena tidak adanya pemisahan yang tegas dan jelas antara fungsi-fungsi manajerial kesekretariatan dan fungsi-fungsi teknis kepokjaan. Hal ini belum termasuk dengan beban tugas utama yang harus dikerjakan para perangkat ULP dan POKJA ULP pada Unit Kerja mereka masing-masing.
  2. Keberadaan ULP yang ad-hoc menyulitkan peningkatan kualitas perencanaan, pengendalian dan pengawasan kegiatan pengadaan barang/jasa.
  3. Sulit untuk mengejar target nasional terkait percepatan penyelesaian pelaksanaan pengadaan barang/jasa di daerah paling lambat akhir bulan Maret sesuai Inpres 1/2015.
  4. Kurangnya koordinasi antara anggota Pokja yang bekerja penuh waktu di Unit Kerja mereka masing-masing dan hanya bekerja paruh waktu di ULP Provinsi NTT.
  5. Tidak adanya pengukuran kinerja yang terukur dalam melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa.

Berangkat dari berbagai permasalahan tersebut, MCA-I Indonesia selain melakukan bimbingan secara kelembagaan melalui program mentoring berkala, juga memberikan bimbingan manajerial dan bimbingan teknis kepada sejumlah Perangkat ULP dan Anggota POKJA  ULP Provinsi NTT.

Perjalanan ULP Provinsi NTT di Fase I

Setelah penandatangan MoU Fase I di tahun 2014, ULP Provinsi NTT bersama 28 ULP Percontohan lainnya masuk dalam “Treatment Group” mendapat begitu banyak dukungan dan benefit dari keikutsertaannya dalam program modernisasi pengadaan, dibandingkan ULP non-percontohan yang masuk dalam “Control Group“. Tentunya MCA-I, khususnya, American Taxpayers (warga Amerika pembayar pajak) mengharapkan adanya perubahan yang signifikan, baik secara manajerial maupun keahlian pada ULP Percontohan yang secara langsung didanai oleh mereka.

Sebagai bagian dari kesepakatan dalam MoU, ada beberapa target yang harus dipenuhi ULP NTT yang telah disepakati dalam MoU dan Road Map, diantaranya status kelembagaan ULP Provinsi NTT menjadi unit kerja permanen dan mandiri, personil/SDM pengelola pengadaan barang/jasa tidak lagi bekerja paruh waktu tetapi bekerja secara penuh waktu di ULP, pembuatan laporan kinerja (Procurement Measurement Management), dan pembuatan SOP.

Dari sejumlah target tersebut di atas, ULP Provinsi NTT di fase I dapat menyelesaikan sejumlah target diantaranya: penyelesaian laporan PMM yang diupdate setiap bulannya yang didalamnya memuat 9 indikator beserta sub-indikator PMM dari 4 area strategis pengadaan yaitu, ketepatan waktu, biaya, kualitas dan tingkat layanan, serta pembuatan Pergub tentang SOP Pengadaan Barang/Jasa, yang memuat di antaranya SOP Penyusunan RUP, SOP Penyusunan RPP, SOP Manajemen Risiko, SOP Pengelolaan Arsip, dan lain-lain.

ULP Provinsi NTT juga menerapkan manajemen hubungan pemangku kepentingan dengan melaksanakan Bimtek dan pendampingan berupa coaching clinic dan presentasi hasil lelang kepada PA/KPA dan PPK selaku pelanggan internal serta para Penyedia selaku pelanggan eksternal.

Setelah Fase I berakhir, LKPP RI dan MCA-I melakukan evaluasi terhadap 29 ULP Percontohan. Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, ULP Provinsi NTT dinyatakan berhasil dalam menerapkan manajemen kinerja, namun belum berhasil dalam mendorong peningkatan status dari ULP ad-hoc menjadi ULP permanen mandiri dan mendorong POKJA ULP menjadi tenaga penuh waktu dan menjadi tenaga jabfung.

1 thought on “Pengalaman ULP Provinsi NTT menjadi ULP CoE (Centre of Excellence) Part 1”

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s